KONSEP E-BUSINESS

Section 7

E-Procurement

Apa itu E-Procurement??

E-procurement merupakan intergrasi dan  manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan pembeli, pemberian hak, pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok (Chaffey, 2004).

Dan menurut Kalakota, Ravi dan Robinson (2001) menyatakan bahwa e-procurement merupakan proses pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk website.

Pengaruh mekanisme e-procurement terhadap perusahaan

E-procurement merupakan suatu mekanis pembelian masa kini atau dapat dikatakan sebagai teknik pembelian moderen dengan memanfaatkan sejumlah aplikasi berbasis internet dan perangkat teknologi informasi.

E-procurement adalah bentuk e-commerce untuk perantaraan barang dan jasa atau digunakan untuk tendering barang dan jasa antara perusahaan dengan pemasok. E-procurement kebanyakan diakses dari web oleh perusahaan-perusahaan besar dan badan-badan usaha umum. E-procurement juga merupakan aplikasi e-commerce untuk proses negosiasi dan perjanjian (contracting).

E-procurement sangat berpengaruh terhadap bisnis suatu perusahaan, dimana e-procurement memberikan manfaat yang sangat besar dalam meningkatkan produktivitas suatu perusahaan. Dan menurut Kalakota, Ravi, dan Robinson (2001,p315) manfaat dari e-procurement itu sendiri terbagi atas 2 kategori yakni Efisien dan Efektif.

Apa saja komponen dalam E-procurement??

Sitem E-procurement merupakan kumpulan dari sejumlah komponen-komponen atau entitas-entitasdi dalam perusahaan, yang saling terkait satu dengan yang lainnya, yang memliki fungsi untuk menjalankan konsep e-procurement di dalam perusahaan.

Adapun yang dimaksud dengan komponen yang terkait misalnya :

· Hardware (perangkat keras)

· Software (perangkat lunak)

· Brainware (sumber daya manusia)

· Users (pengguna)

· Policy (kebijakan)

· Governance (tata kelola)

· Business process (proses)

· Infrastruktur perusahaan.

Sistem aplikasi e-procurement juga merupakan kumpulan dari sejumlah komponen-komponen atau modul-modul aplikasi (sejumlah sub-program dan database), yang saling terkait dengan yang lainnya, untuk membentuk suatu aplikasi holostik (utuh) dan terintegrasi dengan fungsi utama mengaplikasikan konsep e-procurement dalam perusahaan.

Apa manfaat dari E-Procurement??

1)    Meningkatkan produktivitas para agen pembelian (menyediakan waktu lebih banyak dan mengurangi tekanan kerja)

2)     Menurunkan harga pembelian melalui standarsasi produk dan penggabungan pembelian

3)     Memperbaiki proses pembayaran

4)     Meningkatkan efisiensi, menjaga hubungan dengan supplier

5)     Memastikan pengiriman tepat waktu, setiap waktu

6)     Mengurangi permintaan keahlian dan pelatihan agen-agen pembelian

7)     Mengurangi jumlah pemasok

8)     Merampingkan proses procurement, membuat secara sederhana dan cepat

9)     Menemukan suppliers baru dan penjual yang dapat menyediakan produk secara cepat dan murah

10) Mengintegrasikan proses procurement dengan pengawasan anggaran

11) Mengurangi kesalahan manusia dalam pembelian dan proses pengiriman

5 faktor utama yang mempengaruhi penerapan e-procurement, yakni :

1)   Faktor Organisasi : Penerapan e-procurement lebih bagus digunakan dalam organisasi yang besar ketimbang dengan organisasi yang kecil. Salah satu contohnya adalah keterlambatan yang dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti : pemilik perusahaan yang kurang mendukung teknologi, miskin sumber daya, infrastruktur IT yg kurang memadai serta keterbatasan pengetahuan dalam organisasi yang kecil.

2)   Faktor Kesiapan : Banyak perusahaan yang mengalami beberapa masalh dalam mengimplementasikan proyek e-bisnis yang berkaitan dengan keputusan yang tergesa-gesa, piranti lunak yang tidak jelas, tidak ada dasar teoritis yang mendeterminasikan aplikasi apa yang cepat.

3)   Faktor Persediaan : kurangnya bantuan dan kelembaman struktural dari organisasi besar dalam rantai persediaan dapat mengurangi rangsangan implementasi e-bisnis

4)   Faktor Strategik dan Faktor Kebijakan Hukum

5)   5 Faktor ini lah yang akan mempengaruhi penerapan e-procurement,  jika ke 5 faktor ini terjadi suatu kesalahan, maka itu akan mendatangkan sebuah kendala atau permasalahan akan penerapan e-procuremet itu sendiri.

Strategi dalam mengintegrasikan sistem e-procurement

Ø Sistem kontrol stok, dirancang untuk memfasilitasi pengadaan produksi terkait. Sebagai contoh, sistem ini memberitahukan manajer pembelian saat jumlah stok telah jatuh di bawah tingkat tertentu dan barang-barang harus diorder kembali.

Ø Katalog cd/web, menyajikan penggantian katalog berbasis kertas dengan fungsi pencarian untuk memudahkan menemukan item tertentu.

Ø Sistem intergasi berbasis email atau database dengan ururtan organisasi, dengan persetujuan dari pihak manajer dan penempatan order oleh pembeli. Melalui penggunaan sistem ini, maka pesanan dapat dengan cepat diterima dari satu orang ke orang lain tanpa kehilangan informasi.

Ø Order entri di situs web, yang memungkinkan para penggunanya untuk membeli barang-barang langsung di website penjual. Namun, karena tidak adanya integrasi dengan sistem akuntansi internal, maka proses data pembelian perlu diolah.

Ø Sistem akuntansi, yang memungkinkan departemen pembelian untuk memesan dan sekaligus untuk menyampaikan informasi yang akan digunakan proses akuntansi internal untuk membuat pembayaran setelah menerima tagihan.

Ø Integrated e-procurement sistem mengintegrasikan semua fungsi dengan para pemasok

Contoh implementasi e-procurement dalam perusahaan

serta manfaat dan keuntungan yang didapat

Melalui E-Proc PT. Semen Gresik (Persero), akan terbentuk proses yang mempermudah kinerja panitia lelang, penyedia / vendor amupun masyarakat pada umumnya. Keuntungan E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) bagi panitia lelang di antaranya : mempermudah panitia pengadaan dalam mempertanggung jawabkan proses pengadaan, dan meminimalkan pengadaan barang / jasa yang tidak sehat, seperti tindakan intimidasi dan kolusi antara vendor dan panitia E-Proc PT. Semen Gresik (Persero).

Keuntungan E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) bagi penyedia, antara lain menciptakan persaingan usaha yang sehat, memperluas peluang usaha yang sehat, membuka kesempatan pelaku usaha untuk mengikuti lelang, juga menghindarkan berkumpulnya peserta penyedia dari hal-hal yang tidak diinginkan. Sedangkan bagi masyarakat umum, penerapan E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) bisa memberikan kesempatan untuk mengetahui proses pengadaan secara transparan.

Selain itu, pemanfaatan aplikasi E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) akan meningkatkan proses bisnis yang mampu menjadikan system aplikasi menjadi salah satu profit center perusahaan. Misalnya : iklan tetap di portal E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) (corporate advertising or marketing); SMS mobile untuk penyedia informasi terkait pengumuman pengadaan, proses, hingga penunjukan pemenang; bisa menjalin kerjasama dengan situs search engine serta mewujudkan konsep marketplace.

Portal PT. Semen Gresik (Persero) juga bisa di-hosting oleh perusahaan lain yang ingin melakukan pengadaan, tanpa harus men-develop jaringan infrastuktur dan aplikasi terlebih dahulu. Mereka hanya perlu melakukan kerjasama dengan PT. Semen Gresik (Persero) dalam menyediakan layanan agar mampu mewujudkan efisiensi pengelolaan pengadaan barang dan jasa. Ini merupakan modal untuk mengembangkan E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) menjadi lebih baik.

Referensi :

http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1179/1000

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesis/Bab2/2006-2-00988-MNSI-bab%202.pdf

library.binus.ac.id/eColls/.../2011-1-00447-mn%202.pdf

http://forum.kompas.com/lapak-campur-sari/94135-e-procurement-pt-semen-gresik-persero-sebagai-sarana-implementasi-gcg.html