Perencanaan Strategi Sistem Informasi Manajemen

DINAS PERINDUSTRIAN, PERDAGANGAN, KOPERASI DAN USAHA MIKRO, KECIL DAN MENENGAH

Jl.Pemotongan No.73 Tel. (0298) 322198

SALATIGA

Untuk melengkapi pemahaman terhadap Perencanaan Strategis Sistem Informasi Manajemen maka kami mengadakan kunjungan ke lembaga Pemerintah Kota Salatiga dalam hal ini Dinas perindustrian, perdagangan, koperasi dan usaha mikro, kecil dan menengah untuk menganalisa kondisi internal dan inventarisasi Sistem Informasi / Teknologi Informasi dalam dinas tersebut. Laporan Kunjungan ke lapangan berbentuk Blangko Survey (file terlampir dibawah) dan transkrip wawancara yang dilakukan.

Analisis/kondisi yang di dapat dilapangan,berdasarkan Blangko Survey serta transkrip wawancara adalah sebagai berikut ;

·         Bidang Industri:

Hasil dari analisa/kondisi yang kami dapatkan bahwa ada 4 operasional komputer dan semuanya aktif dipakai. Dari informasi yang didapat mereka dalam memprosesan data mereka hanya menggunakan aplikasi microsoft word dan excel untuk membuat file/data.

Disamping itu mereka sudah menggunakan internet dalam bentuk speedy sebagai fasilitas penunjangnya serta proses pelayanan di sana, masyarakat yang ingin meminta bantuan pelayanan industri atau mencari info tentang bidang mereka dalam hal ini industri, langsung datang ke bidang tersebut.

Dari bidanga indurtri tersebut memberikan pelanyanan yg masyarakan perlukan antara lain memfasilitasi, memberikan pelatihan lebih, serta manjawab persoalan mereka. Selain itu permasalahan yang mereka (Bidang Industri) itu sendiri adalah kurangnya infrastruktur yang menunjang dalam mendukung proses kerja mereka.

·         Bidang Perdagangan dan UMKM :

Hasil analisis serta kondisi yang kami dapatkan dilapangan bahwa tempat atau kantor Bidang perdangan dan UMKM digabungkan satu sama lain. Bidang perdagangan dan UMKM masing-masing memiliki 1 komputer yang aktif sedangkan ada 3 lainnya yang tidak aktif/rusak. Aplikasi yang mereka gunakan guna membantu mereka dalam peroses kinerjanya, mereka hanya menggunakan Microsoft Word dan Excel serta jaringan internet dalam bentuk speedy dalam menunjang kinerja mereka. Dalam hal ini, mereka menggunakan jaringan internet untuk hanya sebagain jaringan komunikasi dalam bentuk massage  atau Email.

Proses pelayanan mereka kepada masyarakat yakni berupa memfasilitasi guna dalam membangun usaha, pelatihan serta membuat surat ijin untuk membangun usaha. Permasalahan yang dihadapi bidang perdangangan dan UMKM adalah sama yakni kurangnya fasilitas teknologi berupa komputer serta aplikasi yang dapat membantu mereka dalam hal mendukung proses kinerja mereka serta kurangnya fasilitas tempat antar pegawai.

·         Bidang Koperasi :

Dari hasil analisis/kondisi yang kami dapatkan di bidang koperasi yakni adanya 1 komputer yang beroperasi serta 3 komputer yang tidak aktif atau russak. Pelayanan yang mereka berikan bagi masyarakat berupa pembinaan koperasi.

Permasalahan yang mereka hadapi berupa dalam proses pembinaan tidak berkala serta kurangnya fasilitas dan infrastruktur yang menunjang kinerja mereka.

Perencanaan Strategi Sistem Informasi Manajemen

Section_4

Memahami Potensi strategi  SI/TI pada masa depan

Kalau di tanya,.. apasih Potensi dari strategi SI/TI pada masa depan??

Jawabannya, sudah pasti dengan potensi dari strategi SI/TI yang jelas. Maka, strategi SI/TI dalam masa depan sangat baik. Karena, dengan adanya strategi SI/TI yang jelas maka secara tidak langsung peran SI/TI sangat membantu dalam hal pengembangan dalam suatu organisasi dalam menentukan serta membantu dalam pengambilan keputusan yang baik bagi suatu organisasi tersebut.

Peran SI/ TI juga meningkat sejalan dengan peningkatan ekonomi dan kapabilitas. Peningkatan persaingan bisnis memberikan motivasi untuk menginvestasi cara yang lebih efisien dan efektif menjalankan proses bisnis dan mengelola bisnis.

Hal terakhir mengenai evolusi perencanaan SI/ TI itu sendiri adalah bahwa mereka adalah proses yang bergantung pada keterlibatan user dan manajemen senior untuk bisa sukses. Perencanaan SI/ TI kini telah menjadi satu dengan perencanaan bisnis.

Berikut ini merupakan penjelasan dari gambar dibawah ini untuk pendekatan-pendekatan analisi baik internal mauun eksternal

Dalam gambar diatas dapat dilihat dari sisi eksternal maupun internal terdapat keterkaitan/saling berhubungan. Dimana dari eksternal atau internal mengacu kepada strategi, potensi yang tinggi, pengoperasian utama, dan dukungan. Contoh real nya itu adalah SDM dimana jika SDM nya berkualitas maka tools/alat yang 4 di atas itu akan memberikan dampak yang berkualitas pula.

Berikut ini, kami akan mencoba menjelaskan tahap-tahap pada gambar di bahwa ini hingga membentuk portfolio aplikasi

Dalam gambar ini terdapat 2 proses bisnis : jangka menengah dalam waktu 6-12 bulan dan jangka panjang dalam waktu 1-3 tahun. Jangka menengah maupun jangka panjang ini menggunakan analisis SWOT (Strenghts, weaknesses, opportunities, threats) sebagai dasar dari strategi bisnis.  Walaupun berbeda jangka waktu, kedua waktu proses bisnis ini tetap saling berpegangan pada analisis SWOT . Dalam SWOT juga terdapat 2 bagian yaitu eksternal dan internal.

Dari sekian proses framework atau kerangka kerja ini menuju pada keadaan, kebutuhan serta potensi aplikasi portfolio dalam rencana strategi bisnis.

Tahapan dari proses tersebut mancakup ;

1.      Mengidentifikasi Bagaimana IS / IT bisa berdampak pada Strategi

Memahami Potensi Dampak IS / IT pada Produk & Pasar

Berusaha memahami bisnis secara menyeluruh.

2.      Penetapan Prioritas Relatif untuk Investasi SI / IT

Menganalisis Internal Value Chain.

Perencanaan Strategi Sistem Informasi Manajemen

Section_3

Memahami Kondisi Bisnis serta Strategi SI/TI di lingkungan Saat ini

Penting gk sih memahami kondisi bisnis dan strategi SI/TI saat ini? ? dan apakah strategi bisnis itu bisa selaras dengan strategi SI/TI?? Lalu, bagaimana mengetahui kondisi atau lingkungan baik Eksternal dan Internal Bisnis maupun strategi SI/TI?

Yuukk kita bahas bersama J

Dalam Penerapan strategi SI/TI dalam sebuah organisasi harus memahami kondisi bisnis yang dia jalani. Sebab ada 3 sasaran utama dari penerapan SI/TI dalam memperbaiki efisiensi kerja, yakni ;

1.              Dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi,

2.             Meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan, serta

3.              memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis.

Dengan memahami kondisi bisnis, maka SI/TI pada suatu perusahaan juga akan berjalan dengan baik. Selain itu, dengan memahami kondisi bisnis dan SI/TI pada suatu perusahan dapat menginisialisasi sebuah perencanaan dari organisasi tersebut. Dengan :

1.      Mempersiapkan perencanaan SI/TI

2.      Memahami kebutuhan bisnis organisasi dan informasi (Tujuan dari tahap ini untuk menghasilkan informasi yang menggambarkan keadaan bisnis dan SI/TI terkini organisasi, kebutuhan bisnis mendatang, dan peluang pemanfaatan SI/TI dalam bisnis)

3.      Menentukan Target Bagi SI/TI (Kegiatan tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi masalah dan peluang pemanfaatan SI/TI yang terjadi dalam memenuhi kebutuhan strategi bisnis baik secara internal maupun eksternal, menganalisis gap kebutuhan informasi, membuat landasan kebijakan strategi SI/TI terhadap organisasi secara keseluruhan, membuat strategi SI/TI.)

4.      Menentukan Strategi SI/TI(Tahap ini dimaksudkan untuk memilih terget aplikasi yang akan dijadikan solusi strategis SI/TI),

5.      Rencana Implementasi (Tahap ini merupakan tahap terakhir dari lima tahapan yang bertujuan untuk membuat rencana dan jadwal kerja guna mengimplementasikan solusi strategis SI/TI)

Dan apakah bisa strategi bisnis selaras dengan strategi SI/TI?? Sudah pasti bisa J.

Karna hal ini diperlukan agar investasi yang dikeluarkan untuk TI sesuai dengan kebutuhan dan memberi manfaat yang diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

Earl membedakan antara strategi SI dan TI (Earl, 1997). Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan rganisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan “apa ?”. Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana ?”.

Bagaimana mengetahui kondisi atau lingkungan baik

Eksternal dan Internal Bisnis itu sendiri

maupun strategi SI/TI?

Yuukkk kita bahas  J

Lingkungan Internal.

Lingkungan ini memiliki dua variabel yakni kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness)dan mencakup semua unsur bisnis yang ada di dalam perusahaan seperti struktur organisasi perusahaan, budaya perusahaan dan sumber daya. Sedangkan,

 Lingkungan Eksternal.

Lingkungan Eksternal ini memiliki dua variabel yakni peluang (opportunity) dan acaman (threats) yang terdiri dari dua bagian yaitu lingkungan tugas dan lingkungan umum itu sendiri.

Lingkungan/kondisi internal SI/TI.

Berdasarkan kebutuhan bisnis. Metodologi versi ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran (Ward & Peppard, 2002).

Tahapan masukan terdiri dari ;

1.      Analisis lingkungan bisnis internal, yang mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta budaya nilai-nilai bisnis organisasi.

2.      Analisis lingkungan bisnis eksternal, yang mencakup aspek-aspek ekonomi, industri, dan iklim bersaing perusahaan.

3.      Analisis lingkungan SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi dari  perspektif bisnis saat ini, bagaimana kematangannya (maturity), bagaimana kontribusi  terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur  teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat ini.

4.      Analisis lingkungan SI/TI eksternal, yang mencakup tren teknologi dan peluang  pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI oleh kompetitor, pelanggan dan pemasok.

Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk menghasilkan

suatu dokumen perencanaan strategis SI/TI yang isinya terdiri dari:

1.      Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan  memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi.

2.      Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan  sumber daya manusia SI/TI.

3.      Strategi Manajemen SI/TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan  melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang  dibutuhkan.

Lingkungan/kondisi Eksternal  SI/TI :

Analisis lingkungan eksternal bisnis berfungsi untuk mengenali kondisi eksternal organisasi dan mengetahui posisi serta daya saing organisasi terhadap pesaing. Selain itu juga dapat digunakan untuk mencari peluang guna keunggulan kompetensi organisasi untuk pembentukan strategi bisnis yang mutakhir atau evaluasi kondisi dan strategi saat ini.

Adapun kegiatan dalam mengidentifikasi lingkungan eksternal adalah:

 i.     Mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi dari beberapa aspek yaitu  Politik, Hukum, Ekonomi, Sosial, Ekologi dan Teknologi. Untuk mengidentifikasi faktor-faktor tersebut diatas dapat menggunakan Analisis PEST. Analisis PEST mempunyai kemampuan dalam mengenali dan mengevaluasi peluang dan ancaman eksternal, sehingga organisasi akan mampu  mengembangkan visi dan misi sebagai dasar strategi yang tepat untuk mencapai sasaran jangka panjang.

ii.     Mengidentifikasi posisi organisasi terhadap pesaing dengan menggunakan Analisis BCG Matriks di mana masing-masing unit bisnis dipetakan menurut tingkat pertumbuhan pasar dan posisi bersaing relatif.

iii.     Setelah menempatkan berbagai bisnisnya ke matrik BCG organisasi harus memutuskan apakah portofolio bisnisnya sehat apa tidak. Portofolio yang tidak seimbang adalah yang terlalu banyak mempunyai anjing (dog) atau tanda tanya (question mark) dan/atau terlalu sedikit bintang (star) dan sapi perah (cash cow).

iv.     Tugas organisasi selanjutnya adalah menentukan sasaran, strategi dan anggaran yang dialokasikan kepada masing-masing unit bisnis.

v.     Mengidentifikasi peluang dari eksternal organisasi guna pemanfaatan SI/TI yang dapat meningkatkan. Cara mengidentifikasi peluang tersebut dengan menggunakan analisis Porter’s Five Force.

Saat ini dikenal beberapa model dan teknik yang digunakan dalam

menganalisis kondisi SI/TI dan bisnis saat ini, antara lain:

-          Critical Success Factor analysis

-          Balanced Scorecard analysis

-          Business portfolio and competitive strategic analysis

-          Value chain analysis

Berikut penjelasan yang terkait model dan teknik serta pemanfaatannya dalam analisa kondisi SI/TI dan bisnis saat ini!

Critical success factors (CSF) merupakan sebuah strategi analisa yang membantu seorang manajer untuk mencapai tujuan dari perusahaan, termasuk faktor-faktor yang akan mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan pencapaian tujuan. CSF dapat ditentukan jika objektif atau arah dan tujuan organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan.

Metode CSF dan analisis CSF telah banyak digunakan dalam berbagai hal diluar bidang teknologi informasi. Dalam riset kegunaan CSF dalam manajemen program pemerintah pusat, James Dobbins dan Richard Donnelly [Dobbins 98] mengidentifikasi kegunaan CSF, antara lain:

1.Mengidentifikasi konsentrasi utama manajemen

2.Membantu perancangan strategic plan

3.Mengidentifikasi fokus area dalam tiap rincian project life cycle dan penyebab utama kegagalan proyek

4.Mengevaluasi kelayakan sistem informasi

5.Mengidentifikasi ancaman dan kesempatan bisnis

6.Mengukur tingkat produktivitas sumber daya manusia

Menurut Ward dan Peppard (2002), manfaat dari analisa CFS adalah, sebagai berikut :

Ø  Teknik yang paling efektif

Analisa CSF merupakan teknik yang paling efektif yang melibatkan manajemen dalam mengembangkan strategi sistem informasi. Secara kesuluruhan, CSF telah mengakar atau terikat kuat pada bisnis dan memberikan solusi yang menanjikan bagi para manajer dalam menggunakan sistem informasi yang disesuaikan dengan pencapaian tujuan perusahaan melalui faktor-faktor penentu keberhasilan.

Ø  Berkolerasi dengan tujuan pembuatan Sistem Informasi

Analisa CSF menghubungkan sebuah Sistem Informasi yang akan diimplementasikan dengan tujuan pembuatan Sistem Informasi itu sendiri. Dengan demikian, Sistem Informasi dapat dibuat sejalan dengan strategi bisnis perusahaan

Ø  Perantara Informasi yang baik

Dalam wawancara dengan manajemen senior, analisa CSF dapat menjadi perantara yang baik dalam mengetahui infomrasi apa yang diperlukan oleh setiap individu yang memiliki keterkaitan dengan bisnis atau proyek yang sedang dilakukan.

Ø  Prioritas potensi investasi modal

Dengan menyediakan suatu hubungan antara kebutuhan informasi dengan CSF, CSF memegang peranan penting dalam memprioritaskan investasi modal yang potensial.

Ø  Mengoptimalkan konsentrasi penyelesaian masalah-masalah penting

Pada saat strategi bisnis tidak berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan, analisa CSF membantu memfokuskan manajemen untuk menyelesaikan masalah-masalah tertentu yang penting dan memiliki prioritas paling tinggi untuk diselesaikan.

Ø  Mempermudah Identifikasi proses

Apabila analisa CSF digunakan sejalan dengan Analisa Value Chain, analisa CSF sangat berguna untuk mengidentifikasi proses yang paling kritis, serta memberikan fokus pada pencapaian tujuan melalui aksi-aksi atau proses yang paling tepat untuk dilaksanakan.

Ø  Memberikan Gambaran lengkap tentang informasi

Memungkinkan pihak manajemen puncak untuk memperoleh gambaran yang lengkap mengenai sasaran, fungsi, informasi, faktor sukses kritikal, dan struktur organisasi dari perusahaan.

Menurut  Robert  S.  Kaplan  dan  David  P.  Norton  (2000,  p8)

Balanced Scorecard adalah suatu sistem manajemen penilaian dan pengendalian yang secara cepat,  tepat, dan  komprehensif  dapat  memberikan  pemahaman  kepada  manajer tentang  kineJja  bisnis.Kaplan  dan  Norton  telah  memperkenalkan   Balanced Scorecard   pada   tingkat organisasi  enterprise. Prinsip dasar dari Balanced Scorecard  ini adalah  titikpandang penilaian  sebuah perusahaan hendaknya  tidak hanya dilihat dari segi finansialsaja tetapi juga harus ditambahkan dengan ukuran­ ukuran dari perspektif lainnyaseperti tingkat kepuasanpelanggan, proses internal, dan kemampuan melaknkaninovasi.

Balanced  Scorecard  lebih  dari  sekedar  sistempengukuran  taktis  atau operasional. Perusahaan yang inovatif menggunakan Balanced Scorecardsebagai sistem manajemen  strategis, untuk mengelola  strategi jangkapanjang  dan menghasilkan proses manajemen seperti:

1.  Mempeijelas  dan meneijemahkan visi dan strategi.

2.   Mengkomunikasikan    dan   mengkaitkan   berbagai   tujuan   dan   ukuran strategis.

3.   Merencanakan, menetapkan sasaran, dan menyelaraskan berbagai  inisiatif strategis.

4.   Meningkatkan umpan batik dan pembelajaran strategis.

Analisa Value Chain dilakukan untuk memetakan seluruh proses kerja yang terjadi dalam organisasi menjadi dua kategori aktivitas, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Mengacu pada dokumen organisasi yang menyebutkan tugas dan fungsi setiap unit kerja berdasarkan pengamatan yang dilakukan terhadap proses kerja yang terjadi di masing-masing unit kerja, secara diagram value chain dapat terlihat seperti gambar dibawah ini.

Portfolio Bisnis digunakan untuk menentukan pasar yang akan dilayani, managemen harus menguji secara simultan daya tarik produk potensial dan pasar negara dan posisi persaingan perusahaan dalam pasar. Suatu metode potensial untuk menganalisa secara simultan daya tarik pasasr dan posisi kompetitif perusahaan (unit bisnisnya, product range atau produknya) dalam pasar adalah analisis portfolio. Matriks yang digunakan untuk analisis portfolio internasional adalah  mirip dengan matriks GE, tetapi faktor-faktor seperti risiko politik dan keuangan, kemampuan mentransfer uang, pajak dan subsidi, atau potensi standardisasi, mempengaruhi struktur portfolio.

Faktor-faktor ini harus diperkenalkan untuk perbandingan untuk meningkatkan level informasi yang dimasukkan dalam analisis. Pasar dengan tingkat keuntungan yang besar dapat terancam karena adanya kekacauan politik, pergolakan agama atau batasan hukum bisnis.

Analisis portfolio corporate menyediakan alat penting untuk menilai bagaimana mengalokasikan sumberdaya tidak hanya area georgrafis, tetapi juga seluruh produk bisnis yang berbeda (Douglas and Craig, 1995). Portfolio perusahaan global mewakili level tertinggi analisis dan mungkin saja terdiri atas operasional produk bisnis atau area geografis.

Referensi :

http://digilib.unsri.ac.id/download/Jurnal-SI%20Ari%20Wedhasmara.pdf

http://msi.binus.ac.id/files/2013/05/0402-01-KA-Maryani-Perancangan-Rencana-.pdf

http://digilib.unsri.ac.id/download/Jurnal-SI%20Ari%20Wedhasmara.pdf

http://andhana.wordpress.com/category/tugas-manajemen-strategik/

http://digilib.unsri.ac.id/download/Jurnal-SI%20Ari%20Wedhasmara.pdf

http://msi.binus.ac.id/files/2013/05/0402-01-KA-Maryani-Perancangan-Rencana-.pdf

Perencanaan Strategi Sistem Informasi Manajemen

Section_2

Apa sih perbedaan Strategi SI dan strategi TI?

Menurut Ward dan Peppard (2002. p44)

“Strategi sistem informasi adalahstrategi yang mendefinisikan kebutuhan organisasi atau perusahaan terhadapinformasi dan sistem yang mendukung keseluruhan strategi bisnis yang dimilikiorganisasi tersebut.

Sedangkan “Strategi teknologi informasi adalahstrategi yang berfokus pada penetapan visi tentang bagaimana teknologi dapatmendukung dalam memenuhi kebutuhan informasi dan sistem dari sebuah informasi.”

Dan juga pada dasarnya Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan rganisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan    “apa ?”. Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan organisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan “apa ?”. Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana ?”

Apa sih hubungan antara strategi bisnis/organisasi strategi SI dan strategi TI dan bagaimana sih cara yang pas untuk menyelaraskannya!

Hubungan antara strategi bisnis, strategi SI, dan strategi TI dalam suatu pendekatan yakni untuk menyusun strategi sistem dan teknologi informasi yang terintegrasi dengan strategi bisnis perusahaan. Untuk merencanakan suatu strategi SI/TI terlebih dahulu perlu diketahui kondisi lingkungan, arah dan tujuan bisnis perusahaan, informasi apa yang dibutuhkan, peluang dan hambatan bisnis yang dihadapi serta alternatif solusinya.

Setelah mengetahui kondisi lingkungan, arah dan tujuan dari kegiatan bisnis perusahaan, maka kita dapat mengevaluasi sistem apa yang sesuai dengan kebutuhan dan mendukung strategi bisnis perusahaan dalam pencapaian visi dan misi perusahaan, selanjutnya untuk menghasilkan suatu sistem informasi yang strategis bagi perusahaan, perlu dilakukan penyeleksian dan pemilihan secara tepat teknologi apa yang paling sesuai untuk digunakan dalam menunjang sistem informasi tersebut.

Penyelarasan stategi sistem informasi dan sasaran dari organisasi akan berdampak pada strategi organisasi kedepannya. Ada dua pandangan untuk melihat hubungan antara TI dengan bisnis perusahaan. Ketika driver dari strategi sistem informasi adalah bisnis (BusinessÆIT), dimana portofolio aplikasi di rancang untuk mendukung proses bisnis saat ini dan potensial dari TI tidak diikuti secara penuh. Pada pandangan lainnya, jika driver dari strategi sistem informasi dari sisi kemajuan TI (IT Æ Business), dimana risiko yang dapat terjadi adalah investasi pada unprofitable applications. Dan hal lain yang mungkin digunakan adalah pendekatan tertimbang (Business Æ IT), pendekatan ini memungkinkan peluang bisnis dan kemajuan teknologi dari TI dipertimbangkan secara bersamaan untuk memungkinkan timbulnya inovasi, tetapi tentunya realistis dengan perencanaan. (Vitale, Ives, dan Beath, 1986)

Ada 5 pendekatan dalam pembuatan strategi SI/TI yakni ; Business-led, Method Driven, Technological, Administrative dan Organizational. Berikut penjelasan untuk setiap pendekatan tersebut J

1.      Didorong oleh bisnis (Business led)

Pengembangan SI dan TI dilakukan berdasarkan strategi bisnis yang ada.

Pendekatan ini mengharuskan pengembangan strategi SI dan TI berdasarkan

strategi bisnis tanpa melihat peluang bisnis yang muncul dari SI dan TI.

2.      Didorong oleh metode (Method driven)

Pendekatan ini menggunakan metodologi untuk mengidentifikasi kebutuhan SI

dengan menganalisis proses bisnis, kebutuhan akan informasi dan hubungan

antara proses bisnis dengan informasi.

3.      Teknologi

Pendekatan ini menggunakan model proses dan informasi dengan menggunakan

computer aided software engineering untuk menghasilkan suatu cetak biru

rencana SI dan TI.

4.      Administratif

Pendekatan ini menggunakan anggaran sebagai alat untuk menetapkan investasi

SI dan TI, dan rencana penggunaan sumber daya untuk menghasilkan aplikasi SI yang telah disetujui.

5.      Organisasi

Pendekatan ini mengambil pandangan secara konsensus dari seluruh organisasi

untuk menentukan bagaimana SI dan TI dapat menjadi fasilitator untuk

pencapaian tujuan perusahaan.

Apa saja sih isi dari perencana strategis SI/TI itu?

Isi dari rencana strategi SI/TI itu berisi ;

1.    Business IS Strategy, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi.

2.    IT Strategy, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia SI/TI.

3.    IS/IT Management Strategy, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan.

Ward & Peppard menyusun Kerangka Rencana Strategis SI/TI yang terdiri dari input(masukan), output(luaran) dan aktivitas-aktivitas khusus.

Apa sih kerangka-kerangka tersebut?

Tahapan masukan terdiri dari:

1.    Analisis lingkungan bisnis internal, yang mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta budaya nilai-nilai bisnis organisasi.

2.    Analisis lingkungan bisnis eksternal, yang mencakup aspek-aspek ekonomi, industri, dan iklim bersaing perusahaan.

3.    Analisis lingkungan SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis saat ini, bagaimana kematangannya (maturity), bagaimana kontribusi terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat ini.

4.    Analisis lingkungan SI/TI eksternal, yang mencakup tren teknologi dan peluang pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI oleh kompetitor, pelanggan dan pemasok.

Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis SI/TI yang isinya terdiri dari ;

1.    Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi.

2.    Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia SI/TI.

3.    Strategi Manajemen SI/TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan.

Beberapa teknik/metode analisis yang digunakan dalam perencanaan strategis SI/TI pada metodologi ini, mencakup analisis SWOT, analisis Five Forces Competitive, analisis Value Chain, metode Critical Succes Factors, metode Balanced Scorecard, dan McFarlan’s Strategic Grid

Perencanaan Strategi Sistem Informasi Manajemen

Section_1

Apa sih manajemen strategi bisnis/organisasi itu?

Manajemen strategi adalah pendekatan yang sistematik untuk mencapai tujuan organisasi melalui proses perencanaan yang matang guna menyelaraskan kapabilitas internal organisasi dengan peluang dan ancaman dari lingkungan bisnis yang dimasukinya.

Manajemen strategi bisnis adalah seperangkat keputusan dan tindakan manajerial yang menentukan performa perusahaan dalam jangka panjang (Wheelan & Hunger: 2001).

Mengapa sih organisasi itu perlu menyusun rencana strategis bisnis/organisasi?

Karena, langkah awal dalam manajemen yang efektif adalah menetapkan sasaran (goal) tujuan yang diharapkan untuk dicapai suatu bisnis dan itu bisa terjadi karena adanya sebuah perencanaan yang strategis. Setiap bisnis memerlukan sasaran. Dengan demikian, dapat dimulai dengan mendiskusikan aspek dasar penetapan sasaran organisasi. Namun demikian, harus juga diingat bahwa memutuskan apa yang ingin dilakukan hanyalah langkah awal bagi suatu organisasi. Para manajer juga harus membuat keputusan mengenai tindakan-tindakan yang akan dan tidak akan mencapai sasaran perusahaan. Tentu saja semua keputusan itu tidak dapat dibuat atas dasar masalah demi masalah atau semata-mata memenuhi kebutuhan sewaktu masalah itu timbul. Pada sebagian besar perusahaan, program dengan cakupan luas mendasari keputusan itu. Program tersebut disebut strategi, yang merupakan perangkat luas rencana organisasi untuk mengimplementasikan keputusan yang diambil demi mencapai tujuan organisasi.

Perlunya sebuah perencanaan dapat menghasilkan ;

1.      Organisasi memiliki latar belakang serta tujuan yang jelas.

2.      Memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan berbagai proses yang akan mengolah informasi tersebut secara otomatis.

3.      Meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan.

4.      Perencanaan dalam organisasi memegang fungsi penting dalam menentukan arah organisasi dan bagaimana sumberdaya dikelola dan tantangan ke depannya.

5.      Perencanaan strategis merupakan instrumen untuk memberikan arah dan paduan bagi pengelolaan organisasi pada  jangka menengah (panjang)  serta pada masa yang datang.

Berikut ini penjelasan siklus rencana strategis (mulai dari proses penyusunan rencana strategis bisnis/organisasi hingga implementasi)!

Pertama kita harus memperhatikan beberapa aspek, antara lain ;

1.      Pengamatan ligkungan atau sebuah struktur/elemen utama dalam membangun sebuah perencanaan strategi dalam suatu organisasi. Sebuah elemen yang berpengaruh juga dipengaruhi oleh operasi-operasi utama dalam sebuah organisasi.

2.      Perumusan strategi yakni suatu pengembangan rencana jangka panjang untuk manajemen efektif dari kesempatan dan ancaman lingkungan, dilihat dari kekuatan dan kelemahan perusahaan. Perumusan strategi meliputi atau menentukan sebuah misi perusahaan, menentukan tujuan-tujuan yang dapat dicapai, sebuah pengembangan strategi, dan penetapan pedoman kebijakan.

3.      Implementasi Strategi  yakni merupakan sebuah proses dimana manajemen mewujudkan strategi dan kebijakannya dalam tindakan melalui pengembangan program, anggaran, dan prosedur.  Proses tersebut mungkin meliputi perubahan budaya secara menyeluruh, struktur dan atau sistem manajemen dari organisasi secara keseluruhan. Kecuali ketika diperlukan perubahan secara dramatis pada perusahaan, manajer level menengah dan bawah akan mengimplementasikan strateginya secara khusus dengan pertimbangan dari manajemen puncak. Kadang-kadang dirujuk sebagai perencanaan operasional, implementasi strategi sering melibatkan keputusan sehari-hari dalam alokasi sumber daya. 

4.      Evaluasi dan pengendalian yang merupakan proses yang melalui aktivitas-aktivitas perusahaan dan dan hasil kinerja dimonitor dan kinerja sesugguhnya dibandingkan dengan kinerja yang diinginkan. Para manajer dalam semua level menggunakan informasi kinerja untuk melakukan tindakan perbaikan dan memecahkan masalah. Walaupun evaluasi dan pengendalian merupakan elemen akhir yang utama dalam manajemen strategi, elemen itu juga dapat menenjukan secara tepat kelemahan-kelemahan dalam implementasi strategi sebelumnya dan mendorong proses keseluruhan untuk dimulai kembali.

Untuk menyusun rencana strategis digunakan beberapa pendekatan yaitu PEST (Political; Economic; Social & Technology) dan SWOT (Strength; Weakness, Opportunity & Threat).

Berikut penjelaskan pendekatan-pendekatan tersebut beserta contohnya!

Digunakannya pendekatan analisis PEST untuk menggambarkan situasi dan kondisi lingkungan yang relevan dengan proses bisnis yang dilakukan suatu organisasi ditinjau dari 4 faktor  yakni ; politik, ekonomi, sosial dan teknologi.

Analisis ini dimanfaatkan sebagai acuan dalam mengembangkan SI/TI terutama hasil analisis yang terkait dengan teknologi yang ada sekarang dan perkembangannya di masa yang akan datang.

P : Politik/hukum : monopoli perusahaan negara, pajak hukum, hukum perlindungan lingkungan, [eraturan perdagangan internasional

E : Ekonomi : suplai uang, harga sumber energi seperti listrik dan BBM

S : Sosial budaya : perubahan jumlah penduduk, perubahan gaya hidup masyarakat, pendapatan masyarakat

T : Teknologi : pengembangan inovasi terbaru

Dan dengan mengunakan pendekatan SWOT untuk mengidentifikasi kekuatan dan faktor-faktor positif yang berasal dari internal organisasi.

Berikut penjelasannya :

Kekuatan-Kesempatan (S dan O) : Strategi yang dihasilkan pada kombinasi ini adalah memanfaatkan kekuatan atas peluang yang telah diidentifikasi. Misalnya bila kekuatan perusahaan adalah pada keunggulan teknologinya, maka keunggulan ini dapat dimanfaatkan untuk mengisi segmen pasar yang membutuhkan tingkat teknologi dan kualitas yang lebih maju, yang keberadaanya dan kebutuhannya telah diidentifikasi pada analisis kesempatan.

Kelemahan-Kesempatan (W dan O) : Kesempatan yang dapat diidentifikasi tidak mungkin dimanfaatkan karena kelemahan perusahaan. Misalnya jaringan distribusi ke pasar tersebut tidak dipunyai oleh perusahaan. Salah satu strategi yang dapat ditempuh adalah bekerjasama dengan perusahaan yang mempunyai kemampuan menggarap pasar tersebut. Pilihan strategi lain adalah mengatasi kelemahan agar dapat memanfaatkan kesempatan.

Kekuatan-Ancaman (S atau T) : Dalam analisa ancaman ditemukan kebutuhan untuk mengatasinya. Strategi ini mencoba mencari kekuatan yang dimiliki perusahaan yang dapat mengurangi atau menangkal ancaman tersebut. Misalnya ancaman perang harga.

Kelemahan-Ancaman (W dan T) : Dalam situasi menghadapi ancaman dan sekaligus kelemahan intern, strategi yang umumnya dilakukan adalah “keluar” dari situasi yang terjepit tersebut. Keputusan yang diambil adalah “mencairkan” sumber daya yang terikat pada situasi yang mengancam tersebut, dan mengalihkannya pada usaha lain yang lebih cerah. Siasat lainnya adalah mengadakan kerjasama dengan satu perusahaan yang lebih kuat, dengan harapan ancaman di suatu saat akan hilang. Dengan mengetahui situasi yang akan dihadapi, anak perusahaan dapat mengambil langkah-langkah yang perlu dan bertindak dengan mengambil kebijakan-kebijakan yang terarah dan mantap, dengan kata lain perusahaan dapat menerapkan strategi yang tepat.

Saat ini juga dikenal beberapa strategi bisnis/organisasi, yakni ;

The Boston Consulting Group Business Matrix (Product Portfolio)

Policy/portfolio matrices

Competitive Forces and Competitive Strategies

Industry Analysis

Berikut penjelasan masing-masing strategi bagaimana sih SI/TI itu mendukung implementasi strategi-strategi tersebut!

The BCG Growth-Share Matrix adalah salah satu contoh awal dari penggunaan teknik matriks portofolio. Hal ini pada dasarnya didasarkan pada dua sila-siklus hidup produk dan hubungan antara pasar berbagi dan profitabilitas.

Bagaimana pasar produk berkembang dari waktu ke waktu dari 'menguji' penerimaan pasar melalui pertumbuhan dengan kejenuhan dan penurunan dan akhirnya menurut pada permintaan pelanggan? Dalam cara yang sama, jenis pelanggan yang membeli produk pada berbagai tahap siklus hidup dapat digunakan untuk mengidentifikasi pasar strategi untuk segmen produk melalui waktu.

Policy/portfolio matrices : Tahap pertama dalam menggunakan salah satu dari matriks adalah untuk memahami arus posisi unit bisnis atau produk-x pada Gambar 2.6. Kemudian, dua pilihan ada untuk pertumbuhan, dengan (i) pengembangan industri, mungkin juga untuk kepentingan orang lain, dengan inovasi produk atau layanan atau dengan menarik strategi Alat dan Teknik 91 Gambar 2.6 Kebijakan / portofolio matriks jenis baru dari pelanggan, atau (ii) memperoleh pangsa pasar dari pesaing. Sama, strategi perlu dipertimbangkan untuk mempertahankan posisi yang ada terhadap penurunan industri atau tekanan kompetitif.

Competitive Forces and Competitive Strategies : Suatu perusahaan ada dalam suatu industri, dan, untuk berhasil, harus efektif berurusan dengan kekuatan kompetitif yang ada dalam tertentu industri. Misalnya, kekuatan dalam industri berkembang seperti bioteknologi atau rekayasa genetika yang jauh berbeda dari pertumbuhan industri, misalnya liburan atau jasa keuangan, atau yang lebih dewasa atau industri menurun seperti mobil atau pertambangan batubara. Selain itu, tekanan beroperasi secara global, seperti dalam industri perangkat lunak, sangat berbeda dengan di industri lokal, seperti DIY ritel, di mana kompetisi internasional sangat terbatas saat ini.

Industry Analysis

TI/SI  dapat mempengaruhi bahan industri penting dengan :

. produk dan jasa

. pasar, saluran distribusi dan perilaku pelanggan

. ekonomi produksi, distribusi atau servis.