KONSEP E-BUSINESS

Section 11

Tata Kelola Teknologi Informasi

Apa itu tata kelola TI?

Tata Kelola  Teknologi Informasi adalah penyusunan spesifikasi dari kerangka kerja akuntabilitas untuk mendorong perilaku yang diinginkan dalam penggunaan Teknologi Informasi, yang melingkupi perencanaan, manajemen belanja/investasi, realisasi, pengoperasian, dan pemeliharaan sistem.

Tata kelola TI memiliki definisi sebagai berikut (ITGI, 2000): "Tata kelola TI adalah suatu struktur dan proses yang saling berhubungan serta mengarahkan dan mengendalikan perusahaan dalam pencapaian tujuan melalui nilai tambah dan penyeimbangan antara resiko dan manfaat dari teknologi informasi serta prosesnya"

Apa saja kerangka dan komponen dalam Tata Kelola TI??

Tiga komponen dalam kerangka kerja IT Governance berdasarkan riset CISR meliputi (Weill and Woodham, 2002) :

1.   “What” atau keputusan TI apa yang diambil atau bagaimana TI dipergunakan dalam organisasi. Keputusan-keputusan tersebut, yang disebut sebagai domain TI, antara lain meliputi bidang-bidang:

·     IT principles atau prinsip pemanfaatan atau peran TI yang mencerminkan esensi mengenai arah perusahaan serta bagaimana TI akan dipergunakan

·     IT Infrastructure Strategy, adalah strategi dalam hal membangun pondasi kapabilitas TI, yang terdiri dari layanan-layanan TI yang standard an dibagi-pakai oleh seluruh organisasi serta dikoordinir secara terpusat (misalnya jaringan, helpdesk, data yang dapat dibagi-pakai dan sebagainya)

·     IT Architecture, merupakan sekumpulan kebijakan-kebijakan serta pilihan-pilihan teknis yang terintegrasi untuk memandu organisasi dalam memenuhi kebutuhan bisnis.

·     Business Application, atau aplikasi bisnis yang perlu diadakan dan dikembangkan.

·     Investment & Prioritization, merupakan keputusan mengenai jumlah serta alokasi biaya investasi TI, termasuk pengajuan proposal proyek, justifikasi teknis, persetujuan serta akuntabilitas.

2.   “Who” atau siapa yang memiliki otoritas atau bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan-keputusan penting TI, serta peran stakeholder TI di dalamnya. Beberapa pola dasar atau IT Governance archetype yang menyangkut pengambilan keputusan TI, antara lain:

·     Business Monarchy, dimana keputusan diambil oleh individu, grup atau komite yang terdiri dari eksekutif bisnis senior (pada tingkat CxO atau Chief Executive Officer, Chief Operation Officer, Chief Finance Officer dan sebagainya)

·     IT Monarchy, dimana keputusan diambil oleh individu TI atau grup eksekutif TI

·     Feudal, dimana keputusan diambil oleh pimpinan unit bisnis, pemilik proses-proses penting atau delegasi nya.

·     IT Duopoly, dimana keputusan diambil oleh eksekutif TI beserta suatu grup lain (seperti seorang CxO atau pimpinan unit bisnis)

·     Federal, dimana keputusan diambil secara bersama-sama oleh eksekutif tingkat CxO dan sedikitnya satu grup bisnis lain (dapat termasuk eksekutif TI)

·     Anarchy, dimana keputusan diambil oleh masing-masing pengguna.

3.   “How” atau bagaimana cara atau mekanisme pengambilan keputusan. Berbagai mekanisme yang dipakai, dapat dikelompokkan berdasarkan struktur pengambilan keputusan (seperti executive comitee,IT council dll), proses penyelarasan atau alignment processes (seperti project tracking, service level agreement dll) dan pendekatan komunikasi (seperti senior management announcement,intranet,dll).

IT Governance dalam suatu organisasi, yang dalam hal ini merupakan suatu pengaturan yang sifatnya ‘Top Level’, merupakan kombinasi antara ketiga komponen di atas.

Mengapa aspek sumber daya manusia sangat berperan penting dalam tata kelola TI??

Tata kelola Teknologi Informasi (TI)  menentukan tingkat integrasi dan pengendalian organisasi atas investasi TI. Integrasi dalam hal ini merupakan keselarasan serta kesesuaian antara TI dengan aktivitas-aktivitas bisnis yang lain, seperti kelembagaan, Sumber Daya Manusia (SDM), keuangan, pemasaran dan operasional.

 Jadi peran aspek SDM dalam tata kelola TI sudah jelas sangat mempengaruhi kinerja dari pada tata kelola TI itu sendiri.

5 komponen utama Menurut Weill & Ross (2004) dalam sebuah Tata Kelola TI

Menurut Weill & Ross (2004) IT Governance adalah suatu wewenang dan tanggung jawab secara benar dalam menetapkan suatu keputusan untuk mendorong perilaku dalam penggunaan teknologi informasi pada perusahaan.

Kelima pilar tata kelola TI tersebut adalah

·     IT Principles, merupakan suatu pertanyaan top level manajemen tentang bagaimana TI digunakan dalam bisnis organisasi.

·     IT architecture, mendefinisikan integrasi dan standardisasi dalam sistem.

·     IT Infrastructure, menentukan layanan yang digunakan bersama(share service).

·     IT Business Application Needs, menentukan pemenuhan kebutuhan aplikasi bisnis dengan membangun aplikasi bisnis yang perlu diadakan atau dikembangkan oleh TI.

·     IT Investment. (Lihat Gambar). merupakan keputusan-keputusan yang terkait dengan inisiatif mana yang perlu diprioritaskan dan berapa banyak yang perlu dikeluarkan.

Kelima dasar ini sangat penting untuk dipahami oleh sebuah organisasi agar dapat menjadi bagian dari good corporate governance.

Keputusan-keputusan tersebut bukan hanya keputusan yang independen melainkan adalah sesuatu yang saling berhubungan.

Keterhubungannya dapat kita lihat melalui 6 archetype pengambil keputusan yakni :

·     Business Monarchy yakni jajaran direksi dan komisaris.

·     IT Monarchy yakni manajemen TI.

·     Feudal yakni setip divisi atau unit bisnis membuat keputusan sendiri secara independen.

·     IT duopoly yakni TI dan salah satu top manajemen atau pemimpin unit bisnis.

·     Anarchy yakni pengambilan keputusan secara independen oleh individual atau kelompok-kelompok kecil.

Referensi :

https://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&cad=rja&ved=0CDAQFjAB&url=http%3A%2F%2Fjurnal.mti.cs.ui.ac.id%2Findex.php%2Fjsi%2Farticle%2Fdownload%2F241%2F67&ei=4gxkUaLYK8e4rAeMh4DwBA&usg=AFQjCNE_iHsMNpj4jkyDpAxTIL9WWA2qAA&sig2=1E0zZh9zaEpPksA1KDGopQ&bvm=bv.44990110,d.bmk

http://kopertis11.net/jurnal/Manorang%20Gultom-Pontianak.pdf

http://www.meranginkab.go.id/m-pojok_it3.html

http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1917/1693

KONSEP E-BUSINESS

Section 10

ERP(Enterprise Resources Planning)

Apa itu Enterprise Resources Planning (ERP)?

Pengertian ERP atau Enterprise Resources Planning, memiliki banyak versi.Berikut ini merupakan beberapa  pengertian tentang Enterprise Resources Planning. Diantaranya :

Ø  ERP adalah suatu proses perencanaan bisnis terintegrasi beserta eksekusinya guna mencapai fungsi-fungsi dari proses bisnis itu. ERP mengelola operasi dan fungsi-fungsi pendukung dari industri manufaktur dengan harus memperhatikan sumber-sumber daya kritis dari perusahaan.

Ø  ERP adalah suatu tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasikan banyak proses interal dan sistem informasi dalam hal fungsi produksi, logistik, distribusi, akutansi, keuangan dan sumber daya manusia pada perusahaan.( O’Brien, 2006, p30)

Ø  ERP adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan tersebut.

Ø  ERP adalah tulang  punggung teknologi dari e-bisnis, sebuah kerangka kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan pemrosesan pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi serta keuangan.

Dengan beberapa pengertian diatas, ERP dapat diartikan sebagai sebuah proses perencanaan serta pengelolaha operrasi yang berpengaruh pada kapasitas sebuah perusahaan.

Komponen utama yang ada dalam ERP!

ERP biasanya terbagi atas modul utama Operasi dan modul pendukung Finansial, Akunting dan Sumber Daya Manusia sebagai berikut:

·       Modul Operasi

Terdiri atas  General Logistic, Sales and Distribution, MaterialsManagement, Logistic Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning  and Control, Project System, Environment Management

·       Modul Finansial dan Akunting

Terdiri atas  General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling

·       Modul Sumber Daya Manusia

Terdiri atas  Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management

Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik software dan hardware sehingga pengolahan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi. Oleh karena itu, hampir tidak mungkin mewujudkan konsep ERP tanpa adanya dukungan sistem berbasis komputer. Konsep-konsep dasar ERP, yaitu [OLS–2004]:

• “ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua

aliran informasi di perusahaan, meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai

pasok, dan informasi konsumen” (Davenport, 1998).

• “Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan

informasi dan proses yang berbasis informasi didalam, dan melintas area fungsional dalam

sebuah organisasi” (Kumar & Van Hillsgerberg, 2000).

• “Satu basis data, satu aplikasi, dan satu kesatuan antarmuka di seluruh enterprise” (Tadjer,

1998).

Apa hubungan antara ERP dan arsitektur e-Business??

E-bisnis difokuskan pada efisiensi dan efektivitas eksternal, lintas-proses perusahaan. Sementara teknologi ERP mendukung strategi bisnis, e-bisnis untuk membuka pintu peluang strategis baru, yang memaksa ERP untuk mengambil satu langkah lebih jauh untuk berpindah dari satu system model ERP ke model sistem ERP extended.

Teknologi Web menyediakan jembatan antara perusahaan dan mitra bisnis mereka untuk membuat e-bisnis yang memungkinkan, sementara e-bisnis membuat sistem ERP lebih transparan dan terlihat.

E-bisnis difokuskan pada efisiensi dan efektivitas eksternal, lintas-proses perusahaan. Sementara teknologi ERP mendukung strategi bisnis, e-bisnis untuk membuka pintu peluang strategis baru, yang memaksa ERP untuk mengambil satu langkah lebih jauh untuk berpindah dari satu system model ERP ke model sistem ERP extended. Teknologi Web menyediakan jembatan antara perusahaan dan mitra bisnis mereka untuk membuat e-bisnis yang memungkinkan, sementara e-bisnis membuat sistem ERP lebih transparan dan terlihat.

Daripada berpikir tentang ERP dalam perusahaan, kita dapat melihat sistem ERP di sepanjang value chain pada perusahaan di industri yang sama, atau di lintasan industri. Perusahaan kini mengubah perhatian penglihatan mereka untuk terlibat dalam bisnis dengan para pelanggan, pemasok dan mitra bisnis melalui penggunaan internet dan teknologi berbasis Web. Fungsionalitas ERP harus bergerak ke Web karena di situlah sebagian besar proses bisnis inti yang sedang dilaksanakan.

Jika sebuah perusahaan dapat didesentralisasikan unit bisnis otonom, mereka harus dapat mengakses dan berbagi data antar departemen, manajer dan karyawan. Dengan sistem ERP, transaksi hanya perlu dimasukkan sekali. Sistem dapat memproses transaksi di modul perangkat lunak yang berbeda, sehingga sangat komprehensif dan informasi terpadu yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Sementara sistem ERP dapat dipandang sebagai repositori untuk data, informasi dan pengetahuan, dan melampaui batas-batas fungsional oleh perusahaan yang mendefinisikan kembali proses yang begitu luas, memungkinkan sistem ERP Web-enabled memaksa perusahaan untuk melihat proses yang menyertakan beberapa perusahaan

Apa manfaat TI dalam ERP??

Teknologi Informasi dapat mengotomatisasi proses pengelolaan informasi dari mulai memasukkan informasi, menyimpan, dan memperbaruinya setiap saat sehingga setiap orang bisa mendapatkan informasi terbaru dan melakukan analisis dengan mudah. Oleh karena itu proses penyampaian pesan, informasi, maupun pengetahuan dapat lebih cepat, mudah dan dijamin up to date.

Otomatisasi proses pengelolaan teknologi informasi dapat dilihat salah satunya dalam penerapan Enterprise Resources Planning (ERP). Mekanisasi proses kerja dengan menggunakan ERP. Dengan memusatkan tempat penyimpanan data pada satu tempat, maka tercipta kemudahan untuk mendapatkan berbagai data, karena setiap departemen/divisi mengirimkan data mereka pada tempat ini.

Berikut ini beberapa manfaat TI dalam ERP

·     Meningkatkan efisiensi biaya

·     Distribusi informasi yang

·     Data base marketing Anda dapat dilihat dan diperbarui setiap saat.

·     Pencarian data dapat lebih mudah dan cepat

Efisiensi biaya, waktu dan tenaga dalam penerapan Teknologi Informasi melalui pelaksanaan sistem manajemen ERP juga dapat dibuktikan melalui :

1)   Single Entry, maksudnya dalam ERP, Anda hanya cukup satu kali memasukkan data untuk mendapatkan beberapa laporan.

2)   Melalui ERP status barang/order dapat dipantau setiap saat.

3)   Data base marketing Anda dapat dilihat dan diperbarui setiap saat.

4)   Dengan menggunakan teknologi komputer, Anda tidak lagi memerlukan banyak paperwork, cukup menyimpan soft-copynya dan data /laporan dapat diprint/cetak kapan saja diperlukan.

5)   Pencarian data dapat lebih mudah dan cepat, karena semuanya telah didokumentasi dan dikordinasi dengan baik oleh pusat data yang telah terbentuk dalam sistem ERP.

6)   Mengurangi Lead Time, maksudnya penyebaran informasi dilakukan secara serempak dan bersamaan ke tiap departemen, sehingga proses di tiap departemen terkait dapat dilaksanakan segera dan secepatnya tanpa harus saling menunggu sampainya informasi.

Selain faktor efisiensi waktu, biaya, dan tenaga, penerapan ERP juga dapat dijadikan sebagaisarana belajar bagi para karyawan untuk meninggalkan budaya kerja lama. Budaya kerja lama yang dimaksud salah satunya adalah kebiasaan karyawan melempar tanggung jawab bila terjadi suatu kesalahan dalam proses kerja. Padahal yang seharusnya dilakukan adalah mencari solusi untuk memperbaiki kesalahan yang terlanjur terjadi.

Kontribusi ERP dalam hal ini adalah membantu pelaksanaan dan pendokumentasian komunikasi internal antar karyawan. Dengan adanya pendokumentasian ini, kita dapat memantau dan mengendalikan kinerja setiap proses.

Untuk selanjutnya tinggal dipikirkan tindakan perbaikan dan pencegahan yang seharusnya dilakukan. Kelancaran proses kerja sebagai hasil dari penerapan ERP dapat membantu perusahaan memenuhi keinginan pelanggan sehingga perusahaan dapat mencapai kepuasan pelanggan.

ERP sendiri fokus kepada efisensi produksi internal perusahaan, distribusi dan proses keuangan,semua itu akan sangat terbantu dengan adanya TI di perusahaan tersebut.Sehingga dengan adanya TI di harapkan akan sangat membantu perusahaan dalam hal distribusi barang dan keuangannya.Dengan adanya TI semua kegiatan perusahaan dapat terintegrasi dengan baik.

Apa penyebab kegagalan implementasi ERP??

Gagalnya ERP :

·       Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran

·       Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik

·       Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya

·       Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

Tanda-tanda kegagalan ERP

Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:

·       Kurangnya komitmen top management

·       Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisis strategi bisnis)

·       Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)

·       Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)

·       Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan

·       Kesalahan penghitungan waktu implementasi

·       Tidak cocoknya software dgn business process

·       Kurangnya training dan pembelajaran

·       Cacatnya project design & management

·       Kurangnya komunikasi

·       Saran penghematan yang menyesatkan

Faktor-faktor yang menyebabkan suatu ERP gagal di implementasikan

adalah sebagai berikut:

·       Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran.

·       Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik.

·       Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya.

·       Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.

Indikator kegagalan dalam pengimplementasi

ERP adalah sebagai berikut :

·       Kurangnya komitmen top management.

·       Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis).

·       Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan).

·       Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal).

·       Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan.

·       Kesalahan penghitungan waktu implementasi.

·       Tidak cocoknya software dengan business process.

·       Kurangnya training dan pembelajaran.

·       Cacatnya project design & management.

·       Kurangnya komunikasi.

·       Saran penghematan yang menyesatkan.

Apakah dengan ERP maka perusahaan dapat mengintegrasikan seluruh proses bisnis dalam perusahaan??

Keuntungan besar dari solusi ERP adalah kenyataan bahwa mereka memastikan pelaksanaan yang besar dari semua proses bisnis perusahaan dan meningkatkan produktivitas dan efisiensi dari layanan pelanggan. ERP adalah perangkat lunak sangat membantu dalam menganalisis, perencanaan dan peramalan kegiatan perusahaan menjamin pandangan yang jelas dan lengkap dari semua sudut pandang.

Software ERP juga memfasilitasi aliran informasi antara bagian yang berbeda dan departemen perusahaan. Hal ini dapat menghubungkan semua tempat usaha dan untuk menawarkan tampilan lengkap dan konsolidasi.

ERP juga mampu menghubungkan pemasok, mitra bisnis, dan klien memungkinkan kolaborasi yang lebih besar. Hal ini juga sangat membantu dalam mengelola biaya secara efektif dan efisien aliran uang, kekuatan manusia, saham, dan tidak pada akhirnya, mesin.

ERP juga menjamin tingkat besar perlindungan privasi dan keamanan. Berbagi data dijamin oleh hak akses perusahaan.

Dalam mengimplementasikan ERP, biasa difokuskan pada unit tertentu terdahulu, ini akan mengurangi resiko kegagalan sambil menguji sistem ERP pada unit tersebut. Apabila hasilnya memuaskan, maka sistem ERP akan diImplementasikan pada unit-unit yang lainnya

Dengan mengimplementasikan sistem ERP di suatu organisasi akan mengintegrasikan sistem yang berakibat:

1)     Yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan memutakhirkan modul lainnya bila informasi yang diubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan termutakhirkan secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-time processing”

2)     Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus menggunakan satu sumber data yang sama,baik untuk data pelanggan, data produk maupun data vendor.

3)     Transparansi data, semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi yang paling mutakhir setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut diinput oleh user lain pun

Aplikasi ERP terdiri dari beberapa bagian, seperti: Marketing dan Penjualan (Sales),

Produksi, Stok (Inventory), Keuangan dan Akunting (Finance dan Accounting), Sumber

Daya Manusia / SDM (Human Resources / HR) dan bidang-bidang lainnya sesuai dengan

kebutuhan bisnis. Penggunaan IT dalam sebuah organisasi sangatlah penting, untuk menerapkan IT haruslah dilihat karakteristik organisasi tersebut.

Mengapa ERP sering disamakan dengan e-Business??

ERP merupakan tulang punggung teknologi dari e-business, sebuah kerangka kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan ke pemprosesan pesanan, penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi serta keuangan. Semua jenis bisnis kini mengimplementasikan system enterprise resource planning (ERP). Perusahaan besar diseluruh dunia mulai memasang system ERP pada tahun 1990 sebagai kerangka kerja konseptual dan katalis untuk merekayasa ulang proses bisnis mereka. ERP juga berfungsi sebagai mesin software penting yang dibutuhkan untuk mengintegrasikan dan menyelesaikan proses lintas fungsi yang dihasilkannya. Kini, ERP dianggap penting sebagai bahan penting yang dibutuhkan perusahaan untuk bisa mendapatkan efisiensi, kelincahan, dan responsivitas yang dibutuhkan dalam mencapai keberhasilan di lingkungan bisnis yang dinamis saat ini.

Untuk dapat mengetahui penerapan ERP disebuah perusahaan, maka  kita akan melihat ERP pada perusahaan rokok Indonesia.. PT. HM Sampoerna adalah salah satu dari perusahaan rokok terbesar di Indonesia selain Gudang Garam dan Djarum. Dalam perkembangannya, operasional harian menjadi sangat rumit. Salah satu departemen yang mengalaminya adalah departemen logistik yang pekerjaan hariannya menyatukan data-data persediaan bahan baku, distribusi bahan baku, data produksi. Data-data tersebut terkumpul pada akhir jam kerja, sehingga menyulitkan. Ini dilakukan dengan manual, sehingga bisa dibayangkan sulitnya jika data-data tersebut terdiri dari ribuan data dan memerlukan proses yang lama. Masalah tersebut mendorong PT. HM Sampoerna untuk membangun Teknologi Informasi, yang dimulai pada tahun 1992.

Referensi :

http://journal.uii.ac.id/index.php/JSB/article/viewFile/1042/967

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesis/Bab2/2012-1-00594-SI%20Bab%202.pdf

http://www.galih.web.id/2012/01/integrating-is-technologies-studi-kasus_21.html

http://www.aimsconsultants.com/news/articles/14-manfaat-penerapan-erp

http://wenii.blog.binusian.org/2010/04/17/erp-crm/

http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_sumber_daya_perusahaan#Penerapan_ERP

http://www.aimsconsultants.com/news/articles/14-manfaat-penerapan-erp

http://amrina48.blogstudent.mb.ipb.ac.id

KONSEP E-BUSINESS

Section 9

CRM (Customer Relationship Management)

Apa itu CRM (Customer Relationship Management)??

Berikut ini adalah beberapa pengertian CRM, antara lain :

CRM atau Customer Relationship Management  adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi.

CRM adalah adalah suatu jenis  strategi perusahaan  yang secara khusus membahas teori mengenai penanganan hubungan antara perusahaan dengan pelanggannya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan di mata para pelanggannya.

Customer Relationship Management  atau lebih dikenal sebagai CRM merupakan sebuah fungsi terintegrasi yang menunjang sebuah perusahaan dalam bidang pemasaran, penjualan, dan pelayanan, yang dapat meningkatkan nilai nilai kepuasan pelanggan. Dengan meningkatnya nilai kepuasan pelanggan maka angka penjualan perusahaan akan mengalami peningkatan.

Dapat disimpulkan bahwa CRM  lebih mengfokuskan pada pendekatan, hubungan, serta kepuasan antar pelanggan serta meningkatkan atau menunjang keberhasilan dari perusahaan tersebut.

Apa tujuan dan karakteristik Customer Relationship Management??

Tujuan Customer Relationship Management adalah untuk meningkatkan penghasilan dari kepuasan pelanggan. Ini bermula dari janji perusahaan untuk mengerti apa dan bagaimana cara yang diinginkan pelanggan dalam berinteraksi, semua ini ditujukan untuk mencapai kesetiaan pelanggan dan lingkungan yang menguntungkan.Hal ini disebabkan karena tidak semua pelanggan diciptakan sama (Kalakota dan Robinson, 2001, p173).

Karakteristik  Customer Relationship Management antara lain :

1)     Visi CRM

Pernyataan Visi dibutuhkan bagi Organisasi sebagai arah tujuan Perusahaan serta acuan dalam upaya pencapaian tujuan Perusahaan. Melalui Board of Directors artikulasi Visi tersebut harus diketahui dan dipahami oleh setiap elemen organisasi dan pada setiap level manajemen perusahaan.

2)     Strategi CRM

Bersaing dengan Kompetitor dalam memperebutkan dan mempertahankan Pelanggan tidak cukup hanya dipenuhi dari sekedar melalui pernyataan Visi suatu Perusahaan. Visi tersebut harus di transformasikan menjadi Strategi Perusahaan yang mampu menjawab kebutuhan Pelanggan, mengetahui kapabilitas internal perusahaan serta memiliki komitmen dalam memberikan Pelayanan yang terbaik.

3)     Consistent Valued-Customer Experience

Aktivitas pada elemen ini memastikan bahwasanya proposition memiliki nilai bagi Pelanggan dan Perusahaan, mendapatkan market position dan konsistensi pelayanan pada setiap channel yang digunakan.

4)     Organizational Collaboration

Elemen ini melibatkan transformasi budaya perusahaan, struktur dan perilaku dari setiap pegawai dan Unit Organisasi, Mitra, Supplier dalam bekerjasama memenuhi kebutuhan Pelanggan.

5)     CRM Processes

Cakupan dari kegiatan ini melibatkan manajemen dalam hubungannya dengan customer life cycle, analysis dan knowledge management.

6)     CRM Information

Berdasarkan data berkualitas yang dikumpulkan dari berbagai sumber diolah menjadi informasi yang akurat dan up-to-date untuk dipergunakan sebagai basis dalam proses pengambilan keputusan oleh manajemen.

7)     CRM Technology

Perusahaan yang sukses pada umumnya memanfaatkan data dan informasi manajemen, aplikasi-aplikasi dalam berhubungan dengan Pelanggan yang didukung oleh arsitektur dan infrastruktur IT dalam menjalankan CRM.

8)     CRM Metrics

Pengukuran kinerja berdasarkan tolok ukur dari sudut pandang internal maupun internal dalam implementasi CRM merupakan hal penting yang harus dapat dilakukan oleh system tersebut.

Manfaat TI dalam implementasi Customer Relationship Management!

CRM Technology.Perusahaan yang sukses pada umumnya memanfaatkan data dan informasi manajemen, aplikasi-aplikasi dalam berhubungan dengan Pelanggan yang didukung oleh arsitektur dan infrastruktur IT dalam menjalankan CRM.

CRM adalah sebuah istilah industri TI untuk metodelogi, strategi, perangkat lunak (software) dan atau aplikasi berbasis web lainnya yang mampu membantu sebuah perusahaan (entreprise,kalau besar ukurannya) untuk mengelola hubungannya dengan para pelanggan.

Teknologi dalam CRM meliputi infrastruktur dan aplikasi. Meskipun hanya berfungsi sebagai enabler, namun denan kompleksitas bisnis saat ini, pemilihan teknologi yang tepat merupakan salah satu faktor penentu untuk mencapai kesuksesan implemantasi CRM, yang memungkinkan perusahaan merekayasa ulang proses bisnisnya untuk meningkatkan kinerja dalam mengelola hubungan dengan pelanggan. Berdasarkan data yang didapat, sebagian besar terbentuk karena indikator System Database dan media komunikasi.

Jelaskan proses-proses utama dalam Customer Relationship Management!

       I.          Mengidentifikasi Customers

Informasi adalah pengerak CRM. Perusahaan mendapatkan informasi mengenai individual customers dari berbagai sumber seperti, force, customers service ecounter, bar code scanners dan website. Semakin banyak informasi yang dimiliki perusahaan, semakin baik nilai yang bias disediakan bagi customers dan calon customers dalam hal keakuratan, ketepatan waktu dan dapat memberikan penawaran yang masuk akal.

     II.          Membedakan Customers

Customers memiliki perbedaan kebutuhan. Internet memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan informasi untuk mengidentifikasi berbagai kesamaan maupun perbedaan individu dan kelompok, kemudian menggunakannya untuk meningkatkan keuntungan.

   III.          Menyesuaikan Marketing

Interaksi dengan customers adalah suatu yang memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi dan membedakan, serta untuk mengevaluasi keefektifan hasil penyesuaian marketing.

Contoh aplikasi-aplikasi CRM berdasarkan karakteristik dan proses-proses utama dalam Customer Relationship Management!

Aplikasi CRM dapat dibagi menjadi 3 (tiga) kategori, yaitu masing-masing :

1)     Operational CRM

Sebuah kumpulan dari aplikasi yang terkait secara langsung maupun tidak langsung dengan proses transaksional yang berhubungan dengan pelayanan pada pelanggan.

2)     Analytical CRM

Sebuah kumpulan dari aplikasi yang digunakan khususnya oleh para pimpinan, manajer, dan supervisor dalam usahanya mengambil sejumlah keputusan (decision making) penting, baik yang bersifat strategis maupun operasional.

3)     Collaborative CRM

Sebuah kumpulan dari aplikasi yang memiliki fungsi utama untuk membantu manajemen dan karyawan perusahaan dalam menjalin aktivitas komunikasi, kolaborasi, dan kooperasi secara efektif dengan para pelanggan perusahaan.

TUJUAN PT TELKOM MENGGUNAKAN APLIKASI CRM

Tujuan PT TELKOM menggunakan aplikasi CRM antara lain :

Agar PT TELKOM dapat mengenali pelanggannya dengan baik dan mempercayainya dengan meningkatkan pemahaman perusahaan akan kebutuhan mereka sebagai individu, dan memenuhi harapan mereka terhadap perusahaan.

Agar PT TELKOM dapat menciptakan keunggulan kompetitif secara terus menerus terhadap merek, produk, atau bahkan perusahaan yang mereka miliki dibandingkan dengan merek, produk atau perusahaan pesaing.

 Memberi panduan kepada PT TELKOM dalam penggunaan teknologi dan sumber daya manusia untuk mendapatkan pengetahuan tentang tingkah laku dan nilai pelanggan dalam berkomunikasi dan berinteraksi sebagai dasar untuk membangun hubungan sejati dengan pelanggan.

Manfaat bagi PT. Telkom dengan menerapkan aplikasi CRM, antara lain :

• Menjaga pelanggan PT TELKOM yang sudah ada.

• Menarik pelanggan baru

• Cross Selling : menjual produk yang dibutuhkan pelanggan berdasarkan pembeliannya

• Upgrading: menawarkan status pelanggan yang lebih tinggi PT TELKOM dapat merespon keinginan pelanggan dengan lebih cepat

• Dapat memberikan informasi mengenai produk secara online.

• Dapat menambah pangsa pasar yang baru bagi PT TELKOM yaitu pelanggan online.

• Dapat meningkatkan daya saing perusahaan PT TELKOM

Dampak bagi perkembangan PT TELKOM dengan menerapkan aplikasi CRM antara lain yaitu:

Dengan menerapkan aplikasi CRM perkembangan PT TELKOM semakin lama semakin maju, karena aplikasi CRM telah banyak membantu kegiatan perusahaan dalam berbagai hal diantaranya yaitu dalam hal pemasaran, perdagangan dan pelayanan perusahaan terhadap pelanggan.

            Membantu PT TELKOM dalam bersaing dengan Kompetitor dalam memperebutkan dan mempertahankan Pelanggan. Sehingga dengan menggunakan aplikasi CRM membuat nilai perusahaan PT TELKOM semakin tinggi di mata para pesaingnya.

Dengan aplikasi CRM, PT TELKOM mampu meningkatkan usaha pemasarannya dengan memanfaatkan data-base yang ada, termasuk produk atau jasa yang pernah dibeli oleh pelanggan sebelumnya dan informasi mengenai segmentasi pasar lainnya.

PT TELKOM dapat menerapkan CRM melalui internet, yaitu dengan pembuatan situs web perusahaan.Melalui situs tersebut, perusahaan dapat menjangkau konsumen dalam skala global dengan modal yang terbatas, serta melakukan kegiatan bisnis seperti promosi, pengenalan produk, penjelasan produk, harga produk sampai dengan transaksi penjualan produk. Disamping itu, perusahaan dapat membangun hubungan yang bersifat langsung dengan konsumen (direct marketing).

Catatan ini bisa d pakai sebagai catatan tambahan dlm setiap contoh implementasi CRM

Perusahaan memerlukan data pelanggan untuk berkomunikasi secara personal dengan pelanggannya, terutama untuk mendapatkan umpan balik berupa saran, keluhan dan permintaan tour yang direquest sendiri oleh pelanggan. Rancangan ini berguna bagi perusahaan untuk menyelesaikan kendala atau hambatan yang ditemukan dalam proses pelayanan dan reservasi secara manual. Sistem E-CRM ini disebut Customer

Touching Application, pelanggan dapat melayani diri sendiri (self-service), baik dalam hal perubahan data diri, memasukkan saran atau keluhan, melihat detil transaksi, dan kebutuhan lainnya, seperti mengakses informasi mengenai produk yang mereka butuhkan.

Aplikasi yang dibuat telah memenuhi keseluruhan tahap dari CRM yang diantaranya yaitu Acquire(menarik pelanggan), Retain (mempertahankan pelanggan) dan Enhance (tahap pengembangan).Dengan aplikasi e-CRM akan terbentuk sebuah wadah pada website yang menyediakan fasilitas bagi pelanggan untuk menghubungi pihak  perusahaan dengan mudah dan dapat juga dijadikan  sumber bagi perusahaan untuk mendapatkan masukan dari pelanggan sehingga dapat tercipta hubungan yang baik.

Apa Penyebab kegagalan CRM??

Implementasi CRM adalah hal yang membutuhkan kerja keras. Berdasarkan estimasi, 75%-85% implementasi CRM mengalami kegagalan. Dan studi di Australia menyatakan bahwa sebesar 60% merasakan kurang puas. Dapat dikatakan bahwa banyak perusahaan yang mengimplementasikan CRM gagal merealisasikan potensi keuntungan yang diharapkan.

Mengapa??

Mengapa hal itu terjadi? Beberapa perusahaan mengabaikan kompleksitas CRM, kurang jelasnya tujuan bisnis, tidak cukupnya investasi pengimplementasian, adanya asumsi bahwa metodologi sistem ERP yang sama akan sesuai dengan sistem CRM apapun, tidak cukupnya integrasi dengan sistem ERP. Bagaimana memperbaiki situasi ini? Maka disusunlah metrik CRM untuk disesuaikan dengan aktivitas bisnis.

Referensi :

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_hubungan_pelanggan

http://library.binus.ac.id/ecolls/ethesis/bab2/2009-2-00622-if%20bab%202.pdf

http://www.ekuitas.ac.id/file/image/Jurnal/Kanaidi%20%26%20Ari%20Kurniawan.pdf

http://hariyanto88.blog.binusian.org/2009/06/19/9/

http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1504/1285

http://hari-cio-8a.blog.ugm.ac.id/2013/03/18/sekilas-tentang-customer-relationship-management-crm/

KONSEP E-BUSINESS

Section 8

E-MARKETING

Apa itu E-Marketing?

Menurut Reedy, Schullo, & Zimmerman (2000:4), electronic marketing adalah seluruh aktivitas yang online atau berbasis elektronik yang memfasilitasi proses manufaktur barang dan jasa oleh produsen untuk memuaskan pelanggan.

Menurut Reedy et al.(2000), electronic marketing adalah seluruh aktivitas yang online atau berbasis elektronik yang memfasilitasi proses manufaktur barang dan jasa oleh produsen untuk memuaskan pelanggan

Tahap Perancangan E-Marketing

Menurut Strauss dan Frost (2009), tujuh tahap dalam perancangan e-marketing adalah Situation Analysis (Analisis Situasi), E-Marketing Strategic Planning (Strategi Perencanaan EMarketing), Objectives (Tujuan), E-Marketing Strategy (Strategi E-Marketing),Implementation Plan (Rencana Pelaksanaan), Budget (Anggaran), Evaluation Plan (Rencana Evaluasi). Adapun detil penjelasannya adalah :

1.     Situation Analysis (Analisis Situasi) > (Framing the market opportunity)

Tahap pertama merupakan awal dari konsep bisnis dengan melakukan analisis kekuatan, peluang, kelemahan serta ancaman bagi perusahaan.

2.     E-marketing Strategic Planning (Strategi Perencanaan E-marketing) > ( Formulating the marketing strategy)

Dalam tahap ini terdapat metodologi tujuh langkah sederhana yang membantu dalam mengevaluasi dan menganalisis peluang pasar (Market Opportunity Analysis/MOA), yaitu: Strategi perencanaan e-marketing meliputi segmentation, targeting, differentiation, dan positioning.

3.     Objectives (Tujuan) > (Designing the customer experience)

Tujuan dalam e-marketing mencakup aspek tugas, kuantitas, dan waktu.

4.     E-marketing Strategy (Strategi E-marketing) > (Crafting the customer interface)

Strategi e-marketing mencakup strategi mengenai 4P dan hubungan manajemen (relationship management) untuk mencapai tujuan rencana mengenai Product (Produk), Price (Harga), Place (Saluran Distribusi), dan Promotion (Promosi).

5.     Implementation Plan (Rencana Pelaksanaan) > (Designing the marketing program)

Pada tahap ini perusahaan memutuskan bagaimana untuk mencapai tujuan melalui strategi yang efektif dan kreatif.

6.     Budget (Anggaran) > (Leveraging customer information through technology)

Kunci dari perencanaan strategis adalah untuk mengidentifikasi hasil yang diharapkan dari suatu investasi.

7.     Evaluation Plan (Rencana Evaluasi) > (Evaluating the marketing program)

Perencanaan e-marketing dilaksanakan, keberhasilannya tergantung pada evaluasi yang terus-menerus.

Rencana strategis internet marketing hampir sama dengan rencana strategis business marketing, hanya saja untuk Internet marketing fokusnya lebih dipersempit.

E-Marketing menggambarkan usaha-usaha perusahaan untuk  menginformasikan, berkomunikasi, mempromosikan, dan menjual produk dan jasanya lewat internet. Dengan kata lain, e-commerce merupakan bagian dari emarketing dimana e-marketing sendiri merupakan bagian dari e-business. (Kotler, 2004, p74)

Macam-macam strategi yang bisa dipilih oleh perusahaan dalam menerapkan e-marketing adalah sebagai berikut (Harris&Dennis,2004 p.98) :

a)     ‘brick and mortar’ yaitu semua keuntungan perusahaan berasal dari penjualan offline, dan website hanya sebatas untuk menampilkan informasi tentang produk mereka (brochureware). Sedangkan untuk pembelian dilakukan ecara offline.

b)     ‘click and mortar’ yaitu mengkombinasikan penjualan offline dengan penjualan online. Strategi ini membutuhkan perubahan radikal dan menawarkan fleksibilitas bagi customer untuk membeli produk perusahaan baik melalui online atau offline.

c)     ‘clicks only’ yaitu semua keuntungan perusahaaan berasal dari penjualan online. Tidak ada toko fisik dalam strategi ini.

Alat/tools berbasis TI yang dapat mendukung implementasi e-marketing

•       Business websites;

•       Search Engine;

•       Email;

•       Online newletters/e-zines;

•       Online catalogues;

•       Online press releases;

•       Online surveys;

•       Online customer service;

•       Banner advertising;

•       Affilate marketing;

•       Mobile telephone marketing;

•       Online Community (Facebook, youtube);

•       Web Log (Blog).

Metode dalam perencanaan pemasaran SOSTAC :

A.    Situation analysis (Where Are We Now?)

Situation  Review atau  Situation  Analysis merupakan tahapan pertama yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan pembangunan e-marketing, dimana dalam tahapan ini akan dilakukan analisis mengenai kondisi atau tingkat keefektifan dari aktivitas marketing yang sekarang berjalan di perusahaan. Hasil analisis yang diperoleh akan digunakan sebagai bahan untuk mendefinisikan strategi marketing yang baru .

Pada tahap ini tugas yang harus dilakukan adalah menganalisis dan memahami kondisi perusahaan di dalam marketplace, dengan cara mengumpulka n informasi mengenai keadaan lingkungan eksternal perusahaan  dan keadaan internal perusahaan.

B.     Objectives (Where Do We Want to Be?)

Setelah perusahaan mengetahui posisi mereka secara tepat dalam marketplace, sekarang saatnya menentukan tujuan. Adanya penetapan tujuan dapat membantu mengarahkan perusahaan supaya tetap fokus  hanya pada hal-hal yang ingin di capai. Membuat tujuan bukanlah hal yang mudah, akan tetapi panduan SMART bisa dijadikan pedoman dalam membuat tujuan yang spesifik.

SMART merupakan singkatan Specific, Measurable, Actionable, Relevant dan Time-Releated, dimana definisinya adalah sebagai berikut :

·     Specific : Tujuan yang dibuat harus mempunyai cukup detail sehingga dapat digunakan sebagai pedoman pembuatan strategi yang tepat sasaran

·     Measurable : Tujuan yang diteapkan harus bisa diukur baik secara kualitatif atau kuantitatif, sehingga perusahaan bisa mengontrol secara berkala apakah tujuan tersebut sudah tercapai atau belum.

·     Actionable : Tujuan yang dibuat harus realistis atau dapat dilaksanaka. Untuk mengukur hal ini, dibandingkan kemampuan yang dimiliki dengan tujuan yang ingin dicapai. Bila kemampuan yang dimiliki tidak bisa memenuhi pencapaian tujuan, berarti tujuan tersebut bukanlah yang bersifat actionable.

·     Relevant : Tujuan yang dibuat harus relevan dengan masalah yang ingin diselesaikan.

·     Time –Releated : Tujuan yang telah dibuat harus dilengkapi dengan target waktu atau deadline yang pasti, sehingga bisa memacu perusahaan mencapai tujuan tersebut tepat pada waktu yang telah ditentukan.

Pada intinya bila perusahaan mempunyai tujuan jelas dan specific, daftar tujuan itu akan dapat membantu perusahaan supaya lebih terarah dalam melaksanakan perencanaan dan membudahkan perusahaan dalam proses evaluasi untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan dalam mencapai tujuan.

a)     Strategy Formulation (How Do We Get There?)

Setelah tujuan yang ingin dicapai berhasil dirumuskan pada tahap sebelumnya, maka  penyusunan strategi yang tepat sasaran dapat dilakukan. Menurut Dave Chaffey dan P.R. Smith pada bukunya e-Marketing Excellence, strategi itu sendiri hanya merupakan panduan umum untuk mencapai tujuan.

b)     Tactic (How Exactly Do We Get There?)

Pada intinya perbedaan strategi dengan taktik adalah merumuskan panduan umum yang akan dilakukan perusahaan untuk mencapai tujuan, sedangkan taktik merumuskan detail langkah atau tahap seperti apa yang akan dilakukan untuk pelaksanaan strategi tersebut.

c)     Action (What is Our Plan?)

Setelah berhasil merumuskan taktik, saatnya untuk memecah taktik itu menjadi suatu rangkaian rencana kerja yang terstruktur dan terjadwal. Pada tahap ini bisa dibuat suatu jadwal kerja dalam bentuk Flow Chart, Gantt Chart, membuat perencanaa budget alokasi sumber daya secara mendetail, membuat risk management plan, dan lain-lain.

d)     Control (Did We Get There?)

Fungsi kontrol disini adalah untuk memonitor dan mengevaluasi secara berkala apakah  aplikasi e-marketing yang telah diterapkan perusahaan sudah berhasil mencapai tujuan atau belum.

Penerapan Metode SOSTAC dalam perencanaan E-Marketing!

SOSTAC merupakan salah satu kerangka yang dapat dipakai dalam membuat perencanaan dan tujuan yang jelas untuk membantu perusahaan menerapkan e-marketing yang lebih efektif. SOSTAC merupakan model kerangka perencanaan yang telah lama dikenal sebagai kerangka perencanaan yang sederhana dan mudah diikuti,namun mampu mengidentifikasi semua hal-hal utama yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.

Kerangka SOSTAC awal mulanya dikembangkan sekitar tahun 1990-an oleh Paul R. Smith.

Situation Analysis

Situation Analysis merupakan tahapan pertama dalam metode SOSTAC yang bertujuan untuk menganalisa situasi dan kondisi dari proses pemasaran yang sedang berjalan dalam perusahaan. Dalam tahapan ini akan dilakukan analisa mengenai kondisi dari aktifitas perusahaan yang sedang berjalan. Hasil analisis tersebut akan digunakan sebagai bahan untuk mendefiniskan strategi marketing yang baru (Chaffey, 2006 p. 160).

Penerapan Metode SOSTAC pada perusahaan berbasis TI dan strategi penerapannya!

Banyaknya penerapan e-marketing yang dibuta tanpa perencanaan dan tujuan yang jelas, sehingga menghasilkan e-marketing yang tidak efektif dan tidak mempu memberikan pengaruh signifikan dalam meningkatkan kualitas marketing perusahaan. Hal ini tentunya akan mejadi masalah, karena resources yang telah dihabiskan untuk pembuatan e-marketing teryata tidak mampu menghasilkan hasil yang diharapkan dan hanya menjadi sesuatu yang sia-sia.

Perencanaan dan penentuan tujuan mutlak diperlukan dalam pembuatan projek apapun, termaksud dalam pembangunan aplikasi e-marketing. Dengan adanya tujuan yang spesifik, terukur, dan realistik, perusahaan jadi bisa mengarahkan resources yang dimilikinya secarah terarah. Perusahaan juga dapat mengukur tingkat kesuksesan dari penerapan yang dilakukan secara akurat dan dapat melakukan langkah perbaikan yang tepat jika target belum berhasil tercapai.

Salah satu kerangka perencanaan yang bisa dipakai untuk membantu perusahaan menerapkan e-marketing yang efektif adalah kerangkah perencanaan SOSTAC yang merupakan model kerangka perencanaan yang sederhana dan mudah diikuti, namun mampu mengidentifikasi semua hal-hal utama yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.

Referensi        :

http://library.binus.ac.id/eColls/eJournal/05_Rudy_E-MArketing.pdf

http://repository.upnyk.ac.id/430/1/E-15_ANALISA_STRATEGI_E-MARKETING_DAN_IMPLEMENTASINYA__STUDI_KASUS__PERUSAHAAN_RETAIL_GARMENT_.pdf

oleh : Ellsworth, J.H., Ellsworth, M.V. 1995. Marketing on the Internet – Multimedia

Strategies for The World Wide Web. Ottawa: John Willey & Sons, Inc.

https://webdosen.budiluhur.ac.id/dosen/.../E-Marketing.ppt

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesis/Bab2/2012-1-00602-SI%20Bab%202.pdf

http://thesis.binus.ac.id/doc/RingkasanInd/2011-2-00868-SI%20Ringkasan001.pdf

KONSEP E-BUSINESS

Section 7

E-Procurement

Apa itu E-Procurement??

E-procurement merupakan intergrasi dan  manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan pembeli, pemberian hak, pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok (Chaffey, 2004).

Dan menurut Kalakota, Ravi dan Robinson (2001) menyatakan bahwa e-procurement merupakan proses pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk website.

Pengaruh mekanisme e-procurement terhadap perusahaan

E-procurement merupakan suatu mekanis pembelian masa kini atau dapat dikatakan sebagai teknik pembelian moderen dengan memanfaatkan sejumlah aplikasi berbasis internet dan perangkat teknologi informasi.

E-procurement adalah bentuk e-commerce untuk perantaraan barang dan jasa atau digunakan untuk tendering barang dan jasa antara perusahaan dengan pemasok. E-procurement kebanyakan diakses dari web oleh perusahaan-perusahaan besar dan badan-badan usaha umum. E-procurement juga merupakan aplikasi e-commerce untuk proses negosiasi dan perjanjian (contracting).

E-procurement sangat berpengaruh terhadap bisnis suatu perusahaan, dimana e-procurement memberikan manfaat yang sangat besar dalam meningkatkan produktivitas suatu perusahaan. Dan menurut Kalakota, Ravi, dan Robinson (2001,p315) manfaat dari e-procurement itu sendiri terbagi atas 2 kategori yakni Efisien dan Efektif.

Apa saja komponen dalam E-procurement??

Sitem E-procurement merupakan kumpulan dari sejumlah komponen-komponen atau entitas-entitasdi dalam perusahaan, yang saling terkait satu dengan yang lainnya, yang memliki fungsi untuk menjalankan konsep e-procurement di dalam perusahaan.

Adapun yang dimaksud dengan komponen yang terkait misalnya :

· Hardware (perangkat keras)

· Software (perangkat lunak)

· Brainware (sumber daya manusia)

· Users (pengguna)

· Policy (kebijakan)

· Governance (tata kelola)

· Business process (proses)

· Infrastruktur perusahaan.

Sistem aplikasi e-procurement juga merupakan kumpulan dari sejumlah komponen-komponen atau modul-modul aplikasi (sejumlah sub-program dan database), yang saling terkait dengan yang lainnya, untuk membentuk suatu aplikasi holostik (utuh) dan terintegrasi dengan fungsi utama mengaplikasikan konsep e-procurement dalam perusahaan.

Apa manfaat dari E-Procurement??

1)    Meningkatkan produktivitas para agen pembelian (menyediakan waktu lebih banyak dan mengurangi tekanan kerja)

2)     Menurunkan harga pembelian melalui standarsasi produk dan penggabungan pembelian

3)     Memperbaiki proses pembayaran

4)     Meningkatkan efisiensi, menjaga hubungan dengan supplier

5)     Memastikan pengiriman tepat waktu, setiap waktu

6)     Mengurangi permintaan keahlian dan pelatihan agen-agen pembelian

7)     Mengurangi jumlah pemasok

8)     Merampingkan proses procurement, membuat secara sederhana dan cepat

9)     Menemukan suppliers baru dan penjual yang dapat menyediakan produk secara cepat dan murah

10) Mengintegrasikan proses procurement dengan pengawasan anggaran

11) Mengurangi kesalahan manusia dalam pembelian dan proses pengiriman

5 faktor utama yang mempengaruhi penerapan e-procurement, yakni :

1)   Faktor Organisasi : Penerapan e-procurement lebih bagus digunakan dalam organisasi yang besar ketimbang dengan organisasi yang kecil. Salah satu contohnya adalah keterlambatan yang dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti : pemilik perusahaan yang kurang mendukung teknologi, miskin sumber daya, infrastruktur IT yg kurang memadai serta keterbatasan pengetahuan dalam organisasi yang kecil.

2)   Faktor Kesiapan : Banyak perusahaan yang mengalami beberapa masalh dalam mengimplementasikan proyek e-bisnis yang berkaitan dengan keputusan yang tergesa-gesa, piranti lunak yang tidak jelas, tidak ada dasar teoritis yang mendeterminasikan aplikasi apa yang cepat.

3)   Faktor Persediaan : kurangnya bantuan dan kelembaman struktural dari organisasi besar dalam rantai persediaan dapat mengurangi rangsangan implementasi e-bisnis

4)   Faktor Strategik dan Faktor Kebijakan Hukum

5)   5 Faktor ini lah yang akan mempengaruhi penerapan e-procurement,  jika ke 5 faktor ini terjadi suatu kesalahan, maka itu akan mendatangkan sebuah kendala atau permasalahan akan penerapan e-procuremet itu sendiri.

Strategi dalam mengintegrasikan sistem e-procurement

Ø Sistem kontrol stok, dirancang untuk memfasilitasi pengadaan produksi terkait. Sebagai contoh, sistem ini memberitahukan manajer pembelian saat jumlah stok telah jatuh di bawah tingkat tertentu dan barang-barang harus diorder kembali.

Ø Katalog cd/web, menyajikan penggantian katalog berbasis kertas dengan fungsi pencarian untuk memudahkan menemukan item tertentu.

Ø Sistem intergasi berbasis email atau database dengan ururtan organisasi, dengan persetujuan dari pihak manajer dan penempatan order oleh pembeli. Melalui penggunaan sistem ini, maka pesanan dapat dengan cepat diterima dari satu orang ke orang lain tanpa kehilangan informasi.

Ø Order entri di situs web, yang memungkinkan para penggunanya untuk membeli barang-barang langsung di website penjual. Namun, karena tidak adanya integrasi dengan sistem akuntansi internal, maka proses data pembelian perlu diolah.

Ø Sistem akuntansi, yang memungkinkan departemen pembelian untuk memesan dan sekaligus untuk menyampaikan informasi yang akan digunakan proses akuntansi internal untuk membuat pembayaran setelah menerima tagihan.

Ø Integrated e-procurement sistem mengintegrasikan semua fungsi dengan para pemasok

Contoh implementasi e-procurement dalam perusahaan

serta manfaat dan keuntungan yang didapat

Melalui E-Proc PT. Semen Gresik (Persero), akan terbentuk proses yang mempermudah kinerja panitia lelang, penyedia / vendor amupun masyarakat pada umumnya. Keuntungan E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) bagi panitia lelang di antaranya : mempermudah panitia pengadaan dalam mempertanggung jawabkan proses pengadaan, dan meminimalkan pengadaan barang / jasa yang tidak sehat, seperti tindakan intimidasi dan kolusi antara vendor dan panitia E-Proc PT. Semen Gresik (Persero).

Keuntungan E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) bagi penyedia, antara lain menciptakan persaingan usaha yang sehat, memperluas peluang usaha yang sehat, membuka kesempatan pelaku usaha untuk mengikuti lelang, juga menghindarkan berkumpulnya peserta penyedia dari hal-hal yang tidak diinginkan. Sedangkan bagi masyarakat umum, penerapan E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) bisa memberikan kesempatan untuk mengetahui proses pengadaan secara transparan.

Selain itu, pemanfaatan aplikasi E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) akan meningkatkan proses bisnis yang mampu menjadikan system aplikasi menjadi salah satu profit center perusahaan. Misalnya : iklan tetap di portal E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) (corporate advertising or marketing); SMS mobile untuk penyedia informasi terkait pengumuman pengadaan, proses, hingga penunjukan pemenang; bisa menjalin kerjasama dengan situs search engine serta mewujudkan konsep marketplace.

Portal PT. Semen Gresik (Persero) juga bisa di-hosting oleh perusahaan lain yang ingin melakukan pengadaan, tanpa harus men-develop jaringan infrastuktur dan aplikasi terlebih dahulu. Mereka hanya perlu melakukan kerjasama dengan PT. Semen Gresik (Persero) dalam menyediakan layanan agar mampu mewujudkan efisiensi pengelolaan pengadaan barang dan jasa. Ini merupakan modal untuk mengembangkan E-Proc PT. Semen Gresik (Persero) menjadi lebih baik.

Referensi :

http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1179/1000

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesis/Bab2/2006-2-00988-MNSI-bab%202.pdf

library.binus.ac.id/eColls/.../2011-1-00447-mn%202.pdf

http://forum.kompas.com/lapak-campur-sari/94135-e-procurement-pt-semen-gresik-persero-sebagai-sarana-implementasi-gcg.html