Perencanaan Strategi Sistem Informasi Manajemen

Section_3

Memahami Kondisi Bisnis serta Strategi SI/TI di lingkungan Saat ini

Penting gk sih memahami kondisi bisnis dan strategi SI/TI saat ini? ? dan apakah strategi bisnis itu bisa selaras dengan strategi SI/TI?? Lalu, bagaimana mengetahui kondisi atau lingkungan baik Eksternal dan Internal Bisnis maupun strategi SI/TI?

Yuukk kita bahas bersama J

Dalam Penerapan strategi SI/TI dalam sebuah organisasi harus memahami kondisi bisnis yang dia jalani. Sebab ada 3 sasaran utama dari penerapan SI/TI dalam memperbaiki efisiensi kerja, yakni ;

1.              Dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi,

2.             Meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan, serta

3.              memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis.

Dengan memahami kondisi bisnis, maka SI/TI pada suatu perusahaan juga akan berjalan dengan baik. Selain itu, dengan memahami kondisi bisnis dan SI/TI pada suatu perusahan dapat menginisialisasi sebuah perencanaan dari organisasi tersebut. Dengan :

1.      Mempersiapkan perencanaan SI/TI

2.      Memahami kebutuhan bisnis organisasi dan informasi (Tujuan dari tahap ini untuk menghasilkan informasi yang menggambarkan keadaan bisnis dan SI/TI terkini organisasi, kebutuhan bisnis mendatang, dan peluang pemanfaatan SI/TI dalam bisnis)

3.      Menentukan Target Bagi SI/TI (Kegiatan tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi masalah dan peluang pemanfaatan SI/TI yang terjadi dalam memenuhi kebutuhan strategi bisnis baik secara internal maupun eksternal, menganalisis gap kebutuhan informasi, membuat landasan kebijakan strategi SI/TI terhadap organisasi secara keseluruhan, membuat strategi SI/TI.)

4.      Menentukan Strategi SI/TI(Tahap ini dimaksudkan untuk memilih terget aplikasi yang akan dijadikan solusi strategis SI/TI),

5.      Rencana Implementasi (Tahap ini merupakan tahap terakhir dari lima tahapan yang bertujuan untuk membuat rencana dan jadwal kerja guna mengimplementasikan solusi strategis SI/TI)

Dan apakah bisa strategi bisnis selaras dengan strategi SI/TI?? Sudah pasti bisa J.

Karna hal ini diperlukan agar investasi yang dikeluarkan untuk TI sesuai dengan kebutuhan dan memberi manfaat yang diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

Earl membedakan antara strategi SI dan TI (Earl, 1997). Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan rganisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan “apa ?”. Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana ?”.

Bagaimana mengetahui kondisi atau lingkungan baik

Eksternal dan Internal Bisnis itu sendiri

maupun strategi SI/TI?

Yuukkk kita bahas  J

Lingkungan Internal.

Lingkungan ini memiliki dua variabel yakni kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness)dan mencakup semua unsur bisnis yang ada di dalam perusahaan seperti struktur organisasi perusahaan, budaya perusahaan dan sumber daya. Sedangkan,

 Lingkungan Eksternal.

Lingkungan Eksternal ini memiliki dua variabel yakni peluang (opportunity) dan acaman (threats) yang terdiri dari dua bagian yaitu lingkungan tugas dan lingkungan umum itu sendiri.

Lingkungan/kondisi internal SI/TI.

Berdasarkan kebutuhan bisnis. Metodologi versi ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran (Ward & Peppard, 2002).

Tahapan masukan terdiri dari ;

1.      Analisis lingkungan bisnis internal, yang mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta budaya nilai-nilai bisnis organisasi.

2.      Analisis lingkungan bisnis eksternal, yang mencakup aspek-aspek ekonomi, industri, dan iklim bersaing perusahaan.

3.      Analisis lingkungan SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi dari  perspektif bisnis saat ini, bagaimana kematangannya (maturity), bagaimana kontribusi  terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur  teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat ini.

4.      Analisis lingkungan SI/TI eksternal, yang mencakup tren teknologi dan peluang  pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI oleh kompetitor, pelanggan dan pemasok.

Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk menghasilkan

suatu dokumen perencanaan strategis SI/TI yang isinya terdiri dari:

1.      Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan  memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi.

2.      Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan  sumber daya manusia SI/TI.

3.      Strategi Manajemen SI/TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan  melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang  dibutuhkan.

Lingkungan/kondisi Eksternal  SI/TI :

Analisis lingkungan eksternal bisnis berfungsi untuk mengenali kondisi eksternal organisasi dan mengetahui posisi serta daya saing organisasi terhadap pesaing. Selain itu juga dapat digunakan untuk mencari peluang guna keunggulan kompetensi organisasi untuk pembentukan strategi bisnis yang mutakhir atau evaluasi kondisi dan strategi saat ini.

Adapun kegiatan dalam mengidentifikasi lingkungan eksternal adalah:

 i.     Mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi dari beberapa aspek yaitu  Politik, Hukum, Ekonomi, Sosial, Ekologi dan Teknologi. Untuk mengidentifikasi faktor-faktor tersebut diatas dapat menggunakan Analisis PEST. Analisis PEST mempunyai kemampuan dalam mengenali dan mengevaluasi peluang dan ancaman eksternal, sehingga organisasi akan mampu  mengembangkan visi dan misi sebagai dasar strategi yang tepat untuk mencapai sasaran jangka panjang.

ii.     Mengidentifikasi posisi organisasi terhadap pesaing dengan menggunakan Analisis BCG Matriks di mana masing-masing unit bisnis dipetakan menurut tingkat pertumbuhan pasar dan posisi bersaing relatif.

iii.     Setelah menempatkan berbagai bisnisnya ke matrik BCG organisasi harus memutuskan apakah portofolio bisnisnya sehat apa tidak. Portofolio yang tidak seimbang adalah yang terlalu banyak mempunyai anjing (dog) atau tanda tanya (question mark) dan/atau terlalu sedikit bintang (star) dan sapi perah (cash cow).

iv.     Tugas organisasi selanjutnya adalah menentukan sasaran, strategi dan anggaran yang dialokasikan kepada masing-masing unit bisnis.

v.     Mengidentifikasi peluang dari eksternal organisasi guna pemanfaatan SI/TI yang dapat meningkatkan. Cara mengidentifikasi peluang tersebut dengan menggunakan analisis Porter’s Five Force.

Saat ini dikenal beberapa model dan teknik yang digunakan dalam

menganalisis kondisi SI/TI dan bisnis saat ini, antara lain:

-          Critical Success Factor analysis

-          Balanced Scorecard analysis

-          Business portfolio and competitive strategic analysis

-          Value chain analysis

Berikut penjelasan yang terkait model dan teknik serta pemanfaatannya dalam analisa kondisi SI/TI dan bisnis saat ini!

Critical success factors (CSF) merupakan sebuah strategi analisa yang membantu seorang manajer untuk mencapai tujuan dari perusahaan, termasuk faktor-faktor yang akan mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan pencapaian tujuan. CSF dapat ditentukan jika objektif atau arah dan tujuan organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan.

Metode CSF dan analisis CSF telah banyak digunakan dalam berbagai hal diluar bidang teknologi informasi. Dalam riset kegunaan CSF dalam manajemen program pemerintah pusat, James Dobbins dan Richard Donnelly [Dobbins 98] mengidentifikasi kegunaan CSF, antara lain:

1.Mengidentifikasi konsentrasi utama manajemen

2.Membantu perancangan strategic plan

3.Mengidentifikasi fokus area dalam tiap rincian project life cycle dan penyebab utama kegagalan proyek

4.Mengevaluasi kelayakan sistem informasi

5.Mengidentifikasi ancaman dan kesempatan bisnis

6.Mengukur tingkat produktivitas sumber daya manusia

Menurut Ward dan Peppard (2002), manfaat dari analisa CFS adalah, sebagai berikut :

Ø  Teknik yang paling efektif

Analisa CSF merupakan teknik yang paling efektif yang melibatkan manajemen dalam mengembangkan strategi sistem informasi. Secara kesuluruhan, CSF telah mengakar atau terikat kuat pada bisnis dan memberikan solusi yang menanjikan bagi para manajer dalam menggunakan sistem informasi yang disesuaikan dengan pencapaian tujuan perusahaan melalui faktor-faktor penentu keberhasilan.

Ø  Berkolerasi dengan tujuan pembuatan Sistem Informasi

Analisa CSF menghubungkan sebuah Sistem Informasi yang akan diimplementasikan dengan tujuan pembuatan Sistem Informasi itu sendiri. Dengan demikian, Sistem Informasi dapat dibuat sejalan dengan strategi bisnis perusahaan

Ø  Perantara Informasi yang baik

Dalam wawancara dengan manajemen senior, analisa CSF dapat menjadi perantara yang baik dalam mengetahui infomrasi apa yang diperlukan oleh setiap individu yang memiliki keterkaitan dengan bisnis atau proyek yang sedang dilakukan.

Ø  Prioritas potensi investasi modal

Dengan menyediakan suatu hubungan antara kebutuhan informasi dengan CSF, CSF memegang peranan penting dalam memprioritaskan investasi modal yang potensial.

Ø  Mengoptimalkan konsentrasi penyelesaian masalah-masalah penting

Pada saat strategi bisnis tidak berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan, analisa CSF membantu memfokuskan manajemen untuk menyelesaikan masalah-masalah tertentu yang penting dan memiliki prioritas paling tinggi untuk diselesaikan.

Ø  Mempermudah Identifikasi proses

Apabila analisa CSF digunakan sejalan dengan Analisa Value Chain, analisa CSF sangat berguna untuk mengidentifikasi proses yang paling kritis, serta memberikan fokus pada pencapaian tujuan melalui aksi-aksi atau proses yang paling tepat untuk dilaksanakan.

Ø  Memberikan Gambaran lengkap tentang informasi

Memungkinkan pihak manajemen puncak untuk memperoleh gambaran yang lengkap mengenai sasaran, fungsi, informasi, faktor sukses kritikal, dan struktur organisasi dari perusahaan.

Menurut  Robert  S.  Kaplan  dan  David  P.  Norton  (2000,  p8)

Balanced Scorecard adalah suatu sistem manajemen penilaian dan pengendalian yang secara cepat,  tepat, dan  komprehensif  dapat  memberikan  pemahaman  kepada  manajer tentang  kineJja  bisnis.Kaplan  dan  Norton  telah  memperkenalkan   Balanced Scorecard   pada   tingkat organisasi  enterprise. Prinsip dasar dari Balanced Scorecard  ini adalah  titikpandang penilaian  sebuah perusahaan hendaknya  tidak hanya dilihat dari segi finansialsaja tetapi juga harus ditambahkan dengan ukuran­ ukuran dari perspektif lainnyaseperti tingkat kepuasanpelanggan, proses internal, dan kemampuan melaknkaninovasi.

Balanced  Scorecard  lebih  dari  sekedar  sistempengukuran  taktis  atau operasional. Perusahaan yang inovatif menggunakan Balanced Scorecardsebagai sistem manajemen  strategis, untuk mengelola  strategi jangkapanjang  dan menghasilkan proses manajemen seperti:

1.  Mempeijelas  dan meneijemahkan visi dan strategi.

2.   Mengkomunikasikan    dan   mengkaitkan   berbagai   tujuan   dan   ukuran strategis.

3.   Merencanakan, menetapkan sasaran, dan menyelaraskan berbagai  inisiatif strategis.

4.   Meningkatkan umpan batik dan pembelajaran strategis.

Analisa Value Chain dilakukan untuk memetakan seluruh proses kerja yang terjadi dalam organisasi menjadi dua kategori aktivitas, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Mengacu pada dokumen organisasi yang menyebutkan tugas dan fungsi setiap unit kerja berdasarkan pengamatan yang dilakukan terhadap proses kerja yang terjadi di masing-masing unit kerja, secara diagram value chain dapat terlihat seperti gambar dibawah ini.

Portfolio Bisnis digunakan untuk menentukan pasar yang akan dilayani, managemen harus menguji secara simultan daya tarik produk potensial dan pasar negara dan posisi persaingan perusahaan dalam pasar. Suatu metode potensial untuk menganalisa secara simultan daya tarik pasasr dan posisi kompetitif perusahaan (unit bisnisnya, product range atau produknya) dalam pasar adalah analisis portfolio. Matriks yang digunakan untuk analisis portfolio internasional adalah  mirip dengan matriks GE, tetapi faktor-faktor seperti risiko politik dan keuangan, kemampuan mentransfer uang, pajak dan subsidi, atau potensi standardisasi, mempengaruhi struktur portfolio.

Faktor-faktor ini harus diperkenalkan untuk perbandingan untuk meningkatkan level informasi yang dimasukkan dalam analisis. Pasar dengan tingkat keuntungan yang besar dapat terancam karena adanya kekacauan politik, pergolakan agama atau batasan hukum bisnis.

Analisis portfolio corporate menyediakan alat penting untuk menilai bagaimana mengalokasikan sumberdaya tidak hanya area georgrafis, tetapi juga seluruh produk bisnis yang berbeda (Douglas and Craig, 1995). Portfolio perusahaan global mewakili level tertinggi analisis dan mungkin saja terdiri atas operasional produk bisnis atau area geografis.

Referensi :

http://digilib.unsri.ac.id/download/Jurnal-SI%20Ari%20Wedhasmara.pdf

http://msi.binus.ac.id/files/2013/05/0402-01-KA-Maryani-Perancangan-Rencana-.pdf

http://digilib.unsri.ac.id/download/Jurnal-SI%20Ari%20Wedhasmara.pdf

http://andhana.wordpress.com/category/tugas-manajemen-strategik/

http://digilib.unsri.ac.id/download/Jurnal-SI%20Ari%20Wedhasmara.pdf

http://msi.binus.ac.id/files/2013/05/0402-01-KA-Maryani-Perancangan-Rencana-.pdf